Tổng đài ảo – Giải pháp cấp thiết cho doanh nghiệp

Tổng đài là một khái niệm vô cùng đơn giản và dễ hiểu với tất cả mọi người nhưng tổng đài ảo lại là một khái niệm mới, trong đó yếu tố công nghệ được đặt lên hàng đầu để giúp doanh nghiệp giải quyết được nhiều bài toán khác nhau mà các tổng đài truyền thống hiện nay chưa làm được. Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết và hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều cần sử dụng tổng đài ảo để kinh doanh và chăm sóc khách hàng. 

tổng đài ảo và vai trò đối với doanh nghiệp hiện đại
tổng đài ảo và vai trò đối với doanh nghiệp hiện đại

1. Tổng đài ảo cho doanh nghiệp là gì ?

Theo wikipedia: Tổng đài ảo là tổng đài điện thoại được xây dựng và hoạt động trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây kết hợp với công nghệ VoIP hiện đại.

Dịch vụ tổng đài ảo là dịch vụ đặc biệt hỗ trợ các công ty thiết lập hệ thống hộp thư thoại trên nền tảng IP (Internet Protocol)

Hiểu một cách đơn giản: tổng đài ảo là dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp qua đường truyền Internet thay vì phải kéo đường dây bưu điện như truyền thống. Đây là giải pháp được khá nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn trong thời gian gần đây. Lý do vì Tổng đài ảo hỗ trợ mọi đầu số kết nối như 1900/1800/ đầu số cố định IP, đầu số cố định điện thoại analog cho doanh nghiệp.

Do đó, tổng đài ảo hoàn toàn thích hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp

2. Vai trò và lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Vai trò của tổng đài ảo trong doanh nghiệp

2.1. Tiết kiệm chi phí: bao gồm cả chi phí đầu tư lẫn chi phí duy trì. 

Doanh nghiệp không cần đầu tư hệ thống. Không cần sử dụng đường truyền điện thoại kéo từ bưu điện như hệ thống tổng đài thông thường. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không cần duy trì nhân sự IT để quản lý tổng đài mà tổng đài được cài đặt để trả lời tự động, để nhận định cuộc gọi theo mẫu có sẵn.

2.2. Quản trị dễ dàng: hoàn toàn thông qua internet có sẵn.

Doanh nghiệp không cần một hệ thống các máy chủ lằng nhằng, cài đặt đến từng chiếc điện thoại. Với tổng đài ảo, việc quản trị hệ thống và thiết lập cấu hình được thực hiện thông qua Internet trên trình duyệt web.

2.3. Dễ dàng sử dụng: với cả khách hàng và nhân viên nội bộ.

Khách hàng có thể sử dụng bất kỳ cách thức gọi nào, mọi lúc mọi nơi, kể cả các cuộc gọi đến thực hiện qua internet cũng được tiếp nhận.

Đối với nhân viên: không mất phí liên lạc giữa các điện thoại trong nội bộ, phí liên lạc ra bên ngoài cũng được giảm đáng kể.

2.4. Dễ lưu trữ và quản lý cuộc gọi: hỗ trợ việc cải tiến chất lượng dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp 

Tổng đài ảo sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến như hiển thị cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, lưu trữ thống kê cuộc gọi, tin nhắn thoại, nghe gọi giữa nhiều máy với nhau, chuyển cuộc gọi đến số máy cá nhân, chặn số gọi đến…. Có thể làm việc với tất cả các điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau. Điều này hỗ trợ cho việc quản lý vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ tổng đài của doanh nghiệp tới khách hàng. 

2.5. Tích hợp và tùy biến dễ dàng theo nhu cầu: hỗ trợ tổng đài ảo cho doanh nghiệp mở rộng và nâng cấp tổng đài. 

Tích hợp với nhiều phần mềm: Dễ dàng tích hợp các chức năng điện thoại dựa vào số với các phần mềm khác như phần mềm bán hàng chăm sóc hàng CRM, ERP… bằng việc kết nối API từ tổng đài ảo. 

Dễ tùy biến theo nhu cầu: Dễ dàng thêm thiết bị đầu cuối nếu có nhu cầu cần thêm một số điện thoại để liên lạc nữa.

3. Các chức năng của tổng đài ảo cho doanh nghiệp 

Chức năng tổng đài ảo sử dụng cho doanh nghiệp

3.1. Các chức năng cơ bản tổng đài ảo cho doanh nghiệp 

Rước (Nhấc) máy: Nhấc máy trực tiếp và nhấc máy theo nhóm thao tác dễ dàng

Chuyển máy: Khi bạn đang nghe cuộc gọi mà muốn chuyển cho một người khác

Hiển thị số gọi đến: Chức năng này cho phép hiển thị số điện thoại khách hàng ở trên màn hình điện thoại

Gọi vào, gọi ra, gọi nội bộ: Việc thực hiện gọi ra, gọi vào, gọi nội bộ được thực hiện đơn giản.

3.2. Các chức năng nâng cao tổng đài ảo cho doanh nghiệp 

Chức năng Mô tả
Chuyển tiếp cuộc gọi ra di động Cho phép chuyển tiếp cuộc gọi ra di động ngoài giờ hoặc khi máy bận
Nhạc chờ (Music on Hold) Phát nhạc chờ cho khách nghe trong thời gian nhân viên tư vấn đang bận.
Lời chào trả lời tự động (IVR) Lời chào trả lời tự động, tương tác bấm phím
Phân phối cuộc gọi (ACD) Phân phối cuộc gọi thông minh tối ưu cho các phòng ban với nhiều chế độ đổ chuông
Định tuyến cuộc gọi theo thời gian Thông báo tự động ngoài giờ làm việc, báo lịch nghỉ lễ nghỉ tết trên tổng đài
Giới hạn hướng gọi. Giới hạn hướng gọi cho từng nhân viên như gọi nội bộ, nội hạt, di động, quốc tế
Đặt mã pin khi gọi ra. Cài đặt các máy nhánh gọi ra phải nhập mã pin để hạn chế tối ưu về chi phí
Tự động backup hướng gọi vào. Khi mất điện, mạng hệ thống tự động chuyển tiếp cuộc gọi vào ra số di động
Quản lý thống kê cuộc gọi. Khách hàng được cấp tài khoản quản lý cuộc gọi. Đăng nhập từ web quản lý. 
Quản lý tính cước. Tổng đài thống kê được cước phí gọi theo từng nhân viên. Giúp kiểm soát tốt chi phí
Nghe file ghi âm. Tất cả cuộc gọi đều được ghi âm. Nghe lại bất kỳ cuộc gọi nào dễ dàng như nghe nhạc
Hội thoại (audio conference) Chức năng audio conference giúp khách hàng có thể tạo phòng hội nghị để họp ở nhiều điểm cầu.
Hỗ trợ softphone Hỗ trợ softphone cài đặt trên máy tính, Smartphone giúp người thường xuyên di chuyển có thể sử dụng
Tích hợp nhiều đầu số Hỗ trợ tích hợp các đầu số 1800, 1900 đầu số cố định, di động để làm tổng đài
API tích hợp phần mềm Tổng đài có API để kết nối các phần mềm như CRM, ERP…

3.3 Các chức năng nâng cao mở rộng (thường mất phí) của tổng đài ảo cho doanh nghiệp 

Missed call to email: Khi tổng đài có cuộc gọi nhỡ thì sẽ tự động gửi thông tin cuộc gọi nhỡ qua email 

Voicemail to email: giúp khách hàng có thể để lại tin nhắn thoại. Tin nhắn này được chuyển tiếp qua email

Forward to email: Cuộc gọi chuyển tiếp ra di động sẽ tự động gửi thông tin người gọi qua email.

Report to email: Tổng đài tự động gửi báo cáo cuộc gọi hàng ngày, tuần tháng qua email.

4. Cần chuẩn bị gì cho việc lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp?

Một hệ thống tổng đài hoàn chỉnh gồm có 3 phần: (1) đầu số, (2) tổng đài ảo và (3) thiết bị đầu cuối 

Đầu số: cổng kết nối cho phép người ngoài gọi đến và người bên trong doanh nghiệp gọi ra. Hiện nay trên thị trường có 4 loại đầu số chính để tích hợp vào tổng đài. Đó là đầu số 1900, đầu số 1800, đầu số cố định, đầu số di động

Hệ thống tổng đài: là trung tâm kết nối và phân phối cuộc gọi đến các thiết bị cần thiết. Tổng đài ảo tạo điều kiện cho xu hướng thuê tổng đài phát triển và mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp. 

  • Xác định số lượng user (người dùng) sử dụng tổng đài.
  • Có sử dụng API kết nối tổng đài với các ứng dụng quản lý doanh nghiệp như CRM, ERP không ?

Thiết bị đầu cuối: là thiết bị cho người sử dụng dùng để nghe gọi.

  • Điện thoại IP: (điện thoại bàn trên công nghệ internet). Phù hợp với những người trong môi trường văn phòng. 
  • Điện thoại bàn không dây: Sử dụng qua wifi kết nối, phù hợp với các văn phòng không dây.
  • App trên máy tính : Phần mềm trung gian (softphone) sẽ được cài đặt trên máy tính, cho phép user nghe gọi thông qua tai nghe chuyên dụng, phù hợp với hình thức call center của doanh nghiệp.
  • App cài trên smartphone : Phần mềm softphone cài đặt trên hệ điều hành android, IOS cho phép nhân viên của doanh nghiệp trả lời hoặc tiếp nhận thông tin khách hàng 24/07. 

4.1 Lắp Tổng Đài Ảo Cho Doanh Nghiệp Với Voip24h.

Như vậy, trên thực tế, việc lắp đặt và sử dụng tổng đài ảo mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều tiện ích vượt trội trong đó việc tiết kiệm chi phí và dễ dàng quản lý là hai yếu tố hàng đầu mà mọi doanh nghiệp đều nên quan tâm cân nhắc.

Nếu doanh nghiệp có bất cứ câu hỏi nào về dịch vụ tổng đài ảo, hãy liên hệ ngay với VOIP24h để được hỗ trợ nhanh chóng.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: 18 Nguyễn Thị Định, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

KHÁCH HÀNG ĐỐI TÁC

Call Now