TỔNG ĐÀI ẢO CÓ GHI ÂM CUỘC GỌI KHÔNG? 95% DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG VÌ LÝ DO NÀY!
Trong kỷ nguyên số, nơi trải nghiệm khách hàng đóng vai trò then chốt trong việc giữ chân và phát triển tệp khách hàng trung thành, một cuộc gọi đơn giản cũng có thể quyết định hình ảnh của cả doanh nghiệp. Đó là lý do vì sao 95% doanh nghiệp hiện nay sử dụng tổng đài ảo đều bật tính năng ghi âm cuộc gọi, không chỉ để lưu lại lịch sử liên lạc mà còn để giám sát chất lượng, đào tạo nhân sự và xử lý khiếu nại một cách chuyên nghiệp. Vậy tổng đài ảo có ghi âm cuộc gọi không? Vì sao ghi âm lại trở thành “vũ khí bí mật” giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất vận hành? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau!
Tổng đài ảo là gì? Có khác gì tổng đài truyền thống?
Tổng đài ảo (Cloud PBX) là hệ thống điện thoại hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet, không cần trang bị máy chủ vật lý tại doanh nghiệp như tổng đài truyền thống. Tất cả dữ liệu bao gồm số điện thoại, danh bạ, lịch sử cuộc gọi, và cả file ghi âm đều được lưu trữ và quản lý trên hệ thống đám mây (cloud). Với tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần vài phút để thiết lập, có thể mở rộng không giới hạn và đặc biệt là tích hợp linh hoạt với các công cụ CRM, ERP, chatbot,…. Đây chính là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp B2B trong giai đoạn chuyển đổi số.
Xem thêm: Tại sao các doanh nghiệp chuyển sang quản lý tổng đài ảo từ xa?
Tổng đài ảo có ghi âm cuộc gọi không?
Không chỉ “có”, tính năng ghi âm cuộc gọi trong tổng đài ảo còn mạnh mẽ và linh hoạt hơn nhiều so với hệ thống truyền thống. Các cuộc gọi đến và đi đều được ghi lại tự động, có thể phân loại theo:
- Người dùng/nhân viên (agent)
- Số hotline
- Chiến dịch marketing sản phẩm hoặc phòng ban (bán hàng, CSKH,…)
File ghi âm được lưu trữ trên nền tảng cloud có mã hóa, giúp truy xuất linh hoạt mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo cả bảo mật lẫn tốc độ.
Vì sao 95% doanh nghiệp bật ghi âm trong tổng đài ảo?
- Giám sát chất lượng dịch vụ (QA): Ghi âm là “tai mắt” của nhà quản lý. Thay vì phỏng đoán, giờ đây bạn có thể nghe lại từng cuộc gọi để đánh giá kỹ năng giao tiếp, kỹ thuật xử lý tình huống, độ chính xác thông tin mà nhân viên cung cấp.
- Đào tạo nhân sự hiệu quả hơn: Doanh nghiệp có thể sử dụng ghi âm để làm ví dụ thực tế, giúp nhân viên mới học nhanh hơn từ tình huống thật, đồng thời xác định điểm yếu cần cải thiện.
- Giải quyết tranh chấp, khiếu nại minh bạch: Khi xảy ra tranh cãi giữa khách hàng và nhân viên, file ghi âm là bằng chứng khách quan giúp xác minh thông tin tránh tổn thất không đáng có cho uy tín doanh nghiệp.
- Tối ưu tỷ lệ chuyển đổi và phân tích hành vi khách hàng: Các nền tảng tổng đài ảo hiện đại còn tích hợp AI để phân tích file ghi âm như cảm xúc khách hàng, tần suất từ khóa, độ dài cuộc gọi giúp phân tích xu hướng và tối ưu kịch bản gọi.
Làm thế nào để tận dụng tối đa tính năng ghi âm?
- Thiết lập luồng quản lý: Quy định rõ ai có quyền nghe, đánh giá, và xử lý ghi âm.
- Tự động hóa: Cấu hình tự động gắn tag ghi âm theo chiến dịch, thời lượng, loại cuộc gọi.
- Phân tích nâng cao: Sử dụng công cụ tích hợp AI để phát hiện insight từ file ghi âm (ví dụ: khách hàng quan tâm giá hay chính sách).
- Tích hợp CRM: Gắn ghi âm vào từng hồ sơ khách hàng giúp nhân viên hiểu toàn cảnh lịch sử liên hệ.
Lắp đặt tổng đài ảo có ghi âm cuộc gọi với Voip24h
VoIP24h cung cấp giải pháp tổng đài ảo tích hợp ghi âm cuộc gọi, giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Hệ thống hỗ trợ kết nối hàng trăm đầu số tổng đài 1900 & 1800 chất lượng cao, tạo dấu ấn thương hiệu rõ ràng trong từng cuộc giao tiếp.
- Được phát triển trên nền tảng cloud-based hiện đại, hệ thống không yêu cầu hạ tầng vật lý phức tạp, cho phép triển khai nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp.
- VoIP24h đồng thời hợp nhất đa kênh giao tiếp như gọi thoại, chat, email, SMS, Facebook, Zalo… trên một giao diện quản lý tập trung. Nhân viên có thể xử lý toàn bộ tương tác khách hàng chỉ trên một nền tảng duy nhất, không cần chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, từ đó tối ưu hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.
- Giải pháp hỗ trợ linh hoạt cho mọi mô hình làm việc: ứng dụng VoIP24h có thể cài đặt trên cả PC lẫn smartphone (iOS/Android), cho phép nhân sự thực hiện và nhận cuộc gọi mọi lúc, mọi nơi – chỉ cần kết nối Internet. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các đội ngũ kinh doanh, CSKH hoạt động từ xa, chia ca hoặc làm việc ngoài văn phòng.
- Quản lý dễ dàng theo dõi hoạt động tổng đài, từ số lượng cuộc gọi đến/đi, thời lượng liên lạc cho đến nội dung cuộc gọi thông qua file ghi âm. Tính năng này giúp đánh giá chất lượng tư vấn, phát hiện điểm chưa tối ưu và liên tục nâng cao năng lực đội ngũ.
Góc pháp lý: Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi ghi âm?
Theo quy định tại Việt Nam, ghi âm là hợp pháp nếu không xâm phạm quyền riêng tư. Tuy nhiên, để minh bạch và tránh hiểu nhầm, doanh nghiệp nên:
- Thông báo đầu cuộc gọi: “Cuộc gọi này sẽ được ghi âm để nâng cao chất lượng phục vụ…”
- Bảo mật dữ liệu ghi âm, tránh chia sẻ trái phép.
Kết luận
Trong thời đại mà mỗi tương tác đều có thể trở thành điểm chạm quyết định lòng tin khách hàng, việc ghi âm cuộc gọi không chỉ đơn thuần là lưu trữ dữ liệu, đó là cách doanh nghiệp nâng tầm chất lượng dịch vụ, tối ưu hiệu suất và bảo vệ uy tín thương hiệu. Tổng đài ảo tích hợp ghi âm không còn là một tính năng “có cũng được”, mà đã trở thành công cụ thiết yếu trong chiến lược vận hành hiện đại. Hãy để VoIP24h đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong hành trình chuyển đổi số, bắt đầu từ việc trải nghiệm miễn phí 7 ngày giải pháp tổng đài ảo có ghi âm để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào từ chính những cuộc gọi thường ngày.
Thông tin liên hệ: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H): VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
Tôi tên Phương Thảo – BTV tại Voip24h, chuyên về chuyển đổi số, cung cấp giải pháp liên lạc tiên tiến trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và kết nối hiệu quả.
Liên hệ với tôi qua: thao.nguyen@voip24h.vn
