Dịch Vụ Tổng Đài Ảo Chuyên Nghiệp Lắp Đặt Toàn Quốc

Chuyển đổi dịch vụ tổng đài ảo là xu thế của các doanh nghiệp hiện nay. Vậy làm thế nào để thuê tổng đài ảo và cách vận hành của hệ thống như thế nào? Hãy cùng VOIP24H tìm hiểu qua bài viết sau.

Tổng Đài Ảo

1. Tổng đài ảo là gì?

  • Tổng đài ảo là tổng đài được các đơn vị làm giải pháp như VOIP24H xây dựng sẵn và đặt tại Trung tâm dữ liệu (datacenter). Tùy vào nhu cầu riêng, các tổ chức/doanh nghiệp sẽ liên lạc và thuê gói tổng đài ảo tương ứng.
  • Đặc điểm của tổng đài ảo là sử dụng hoàn toàn thông mạng internet (thay cho việc kéo đường dây từ bưu điện). 
  • Tổng đài ảo làm thay đổi suy nghĩ khách hàng từ việc mua sang thuê tổng đài.
  • Tổng đài ảo phù hợp với mọi tổ chức/doanh nghiệp. Đặc biệt là các đơn vị vừa và nhỏ muốn có một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp mà không cần đầu từ tổng đài và IT vận hành.
tổng đài ảo là gì?
  • Hiện nay trên thị trường có 2 hình thức sử dụng tổng đài ảo là: thuê tổng đài ảo và mua tổng đài cứng. 
  • Nếu mua tổng đài cứng, doanh nghiệp chắc chắn cần bỏ ra khá nhiều chi phí để mở thêm phòng/ban phụ trách và tuyển IT để vận hành. Việc này quả là không cần thiết, nhất là đối với những đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ.
  • Thay vào đó khi thuê tổng đài ảo, tất cả những khoản chi trên sẽ là 0 đồng. Ngoài ra, mở thêm hay bỏ bớt máy nhánh cũng sẽ cùng đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần thông báo với đơn vị cho thuê để điều chỉnh số lượng.
  • Công nghệ 4.0 đã đưa cho khách hàng thêm sự lựa chọn từ mua sang thuê tổng đài ảo. Điều này đã thỏa mãn mọi nhu cầu mà một doanh nghiệp cần để liên lạc và kết nối với thị trường.

2. Tính năng tổng đài ảo VOIP24H

Nghe - gọi nhiều cuộc đồng thời

Tăng tối đa không gian liên lạc của doanh nghiệp và khách hàng

Lời chào tự động IVR

Linh hoạt lời chào phù hợp với doanh nghiệp. Phân luồng nhu cầu khách hàng qua phím bấm

Quản Lý - Thống Kê Cuộc Gọi

Khách hàng được cấp tài khoản quản lý cuộc gọi. Đăng nhập từ web

Phân phối cuộc gọi ACD

Cuộc gọi của khách được điều phối thông minh tới đúng bộ phận. Có nhiều chế độ đổ chuông.

Định tuyến cuộc gọi theo thời gian

Tùy vào thời gian khách hàng gọi sẽ đổ lời chào tự động tương ứng

Ghi âm cuộc gọi

Toàn bộ cuộc gọi sẽ được ghi âm và lưu từ 6 - 12 tháng. Thao tác nghe lại dễ như nghe nhạc.

Gọi nội bộ miễn phí

Chi phí gọi 0 đồng các máy nhánh trong nội bộ toàn quốc

API tích hợp phần mềm

Giải quyết tất cả nhu cầu nghe - gọi qua CRM, ERP,... Tự động lưu thông tin khách hàng và hiển thị cho lần gọi kế tiếp

Quản lý tính cước

Thống kê cước phí gọi theo từng nhân viên. Giúp kiểm soát tốt chi phí

Tích hợp nhiều đầu số

Tích hợp các đầu số 1800, 1900, đầu số cố định, di động làm tổng đài Hotline CSKH

Chuyển tiếp cuộc gọi ra di động

Ngoài giờ làm việc hoặc máy bàn bận, cuộc gọi tự chuyển ra di động

Nhạc chờ ( Music on Hold )

Phát nhạc chờ cho khách nghe trong thời gian nhân viên tư vấn đang bận

Hỗ Trợ Softphone

Hỗ trợ softphone cài đặt trên máy tính, điện thoại di động. Làm việc mọi lúc mọi nơi

Gọi ra - vào nội bộ

Ấn gọi bằng các số máy nhánh 101, 102, 103,...

Missed Call to Email

Missed call to email Khi tổng đài có cuộc gọi nhỡ thì sẽ tự động gửi thông tin cuộc gọi nhỡ qua email

Voicemail to email

Voice mail to email giúp khách hàng có thể để lại tin nhắn thoại Tin nhắn sẽ được chuyển tiếp qua email

Forward to email

Cuộc gọi Forward ra di động sẽ tự động gửi thông tin người gọi qua email.

Report to email

Tổng đài tự động gửi báo cáo cuộc gọi hàng ngày, tuần tháng qua email

Rước máy

Rước máy trực tiếp và rước máy theo nhóm. Thao tác dễ dàng

Chuyển Máy

Khi bạn đang nghe cuộc gọi mà muốn chuyển cho một người khác thì sẽ sử dụng tính năng này

Hiển Thị Số Gọi Đến

Hiển thị số điện thoại khách hàng trên màn hình điện thoại

Giới hạn hướng gọi

Giới hạn hướng gọi cho từng nhân viên. Ví dụ: gọi nội bộ; nội hạt; di động; quốc tế

Đặt mã pin khi gọi ra

Cài đặt các máy nhánh gọi ra phải nhập mã pin để hạn chế tối ưu về chi phí

Tự Động Backup hướng gọi vào

Khi mất điện, hệ thống tự động chuyển tiếp cuộc gọi vào số di động

3. Lợi ích từ tổng đài ảo VOIP24H

Tiết Kiệm Chi Phí

Không phải đầu tư hệ thống tổng đài vật lý, miễn phí gọi nội các chi nhánh. Tiết kiệm cước lên đến 50%

Không Cần IT

Với tổng đài vật lý bạn phải có IT trực. Khi thuê tổng đài ảo Voip24h, chúng tôi hỗ trợ 24/7

Ghi Âm Cuộc Gọi

Nghe lại ghi âm cuộc gọi của nhân viên và khách hàng. Giúp cho việc chăm sóc khách hàng tốt hơn

Nâng cấp mở rộng

Khi có thêm nhân sự mới, chi nhánh mới thì việc mở rộng rất đơn giản và dễ dàng

Kết nối phần mềm

Cung Cấp API kết nối đến các phần mềm bán hàng, chăm sóc hàng CRM, ERP...

An toàn ổn định

Hệ thống tổng đài đặt ở các Data center lớn như VNPT, FPT đảm bảo ổn định an toàn uptime 99,9%

Hỗ trợ đa nền tảng

Hỗ trợ phần mềm gọi điện miễn phí trên máy tính, điện thoại di động

Thống kê cuộc gọi

Đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên qua số lượng cuộc gọi, thời gian gọi và nội dung cuộc gọi

Bộ phận kỹ thuật và CSKH trực 24/7 kể cả ngày Lễ, tiếp nhận và trả lời câu hỏi của khách hàng trong thời gian ngắn nhất.

4. Ứng dụng của thuê tổng đài ảo

Bất kì doanh nghiệp nào cũng phải có kênh thông tin liên lạc. Tùy vào quy mô và mục đích sử dụng, kênh liên lạc đó có thể là điện thoại, email, fax,…Vì thế, tổng đài ảo là bộ phận thiết yếu phải có giúp tối ưu hóa hệ thống nghe – gọi.

Trong cuộc sống,  ứng dụng của tổng đài ảo rất nhiều nhưng có lẽ chúng ta ít nhận ra như:

  • Công ty thương mại – dịch vụ: Tổng đài chăm sóc khách hàng, tổng đài nội bộ,…
  • Nhà xe: Tổng đài đặt vé
  • Công ty luật: Tổng đài tư vấn luật
  • Cửa hàng kinh doanh nhỏ: Tổng đài di động
  • Công ty nhiều chi nhánh: Tổng đài chuỗi cửa hàng

Ứng dụng tổng đài ảo

5. Chi phí tổng đài ảo VOIP24H

Chi Phí Dịch Vụ Tổng Đài Ảo Của VOIP24H

6. Tại sao nên sử dụng tổng đài ảo VOIP24H

Đại đa số mọi người nhầm lẫn giữa tổng đài ảo và nhà mạng. Vì vậy sẽ tìm thuê tổng đài ảo Viettel, tổng đài ảo FPT, tổng đài ảo VNPT,… Tuy nhiên những nhà mạng này chỉ cung cấp đầu số điện thoại mà thôi. Chỉ có những đơn vị làm giải pháp như VOIP24H mới cung cấp các gói thuê tổng đài ảo, và lắp đặt tổng đài ảo. 

Hiện này có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp tổng đài ảo, nhưng dưới đây là 6 lý do nên chọn tổng đài ảo của VOIP24H

Kinh nghiệm lâu năm

Chúng tôi đã có hơn 12 năm kinh nghiệm phát triển và triển khai tổng đài ảo.

Chuyên nghiệp

Với phương châm ”mang giải pháp để giải quyết nhu cầu của khách hàng; đem lại nhiều giá trị so với chi phí bỏ ra"

Bảo mật dữ liệu

Chúng tôi cam kết bảo mật mọi dữ liệu khách hàng

Nâng cấp

VOIP24H có đội ngũ R&R luôn luôn cập nhật các tính năng mới miễn phí cho khách hàng

Ổn định và an toàn

Hệ thống máy chủ đặt ở các datacenter lớn. Đảm bảo độ ổn định, an Toàn. Cam kết Uptime lên đến 99,9%.

Hỗ trợ 24/7/365

Đội ngũ kỹ thuât của VOIP24H luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng qua hotline 1900 2002. Cả online và offline

7. Khách hàng phản hồi về dịch vụ tổng đài ảo

Previous
Next

8. Cần làm gì để sử dụng được tổng đài ảo?

Một hệ thống tổng đài hoàn chỉnh gồm có 3 phần.

  • Đầu số
  • Tổng đài ảo
  • Thiết bị đầu cuối.

8.1 Đầu số

Để một tổng đài có thể nghe hoặc gọi được thì yếu tố đầu tiên là phải có đầu số điện thoại để tích hợp vào tổng đài. Hiện tại có 4 loại đầu số chính để tích hợp vào tổng đài.

  • Đầu số 1900 : Người gọi vào tốn cước, đơn vị đăng ký được hưởng chiết khấu từ nhà mạng.
  • Đầu số 1800 : Người gọi vào được miễn phí, đơn vị đăng ký phải trả chi phí đó.
  • Đầu số cố định : thường được các công ty làm số đại diện cho doanh nghiệp.
  • Đầu số di động : Sử dụng sim di động tích hợp vào tổng đài.

Nếu bạn còn đang băn khoăn không biết nên chọn đầu số nào thì có thể tham khảo bài viết. Nên chọn đầu số nào làm hotline.

8.2 Tổng Đài

Thuê tổng đài sẽ là xu thế tất yếu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trước khi thuê hãy xác định 3 mục sau:

  • Số lượng nhân viên sử dụng tổng đài.
  • Có sử dụng API kết nối tổng đài với CRM, ERP không ?
  • Chọn theo bảng giá tổng đài ảo ở mục 5 để lựa chọn gói tổng đài phù hợp

8.3 Thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối là thiết bị để nhân viên nhận cuộc gọi.

  • Điện thoại IP (điện thoại bàn trên công nghệ internet): Phù hợp với những người không nghe gọi quá nhiều, nhân viên văn phòng.
  • Điện thoại IP không dây : Trong lúc nghe điện thoại có thể di chuyển vì không bị hạn chế bởi dây điện thoại.
  • Phần mềm softphone cài đặt trên máy tính: nghe gọi thông qua tai nghe call center
  • Phần mềm softphone cài đặt trên điện thoại.

VOIP24H luôn tự hào là một trong những đơn vị đầu tiên ứng dụng công nghệ VOIP để xây dựng các giải pháp về tổng đài trên nền tảng điện toán đám mây.

Bạn cần tư vấn hay có nhu cầu triển khai tổng đài ảo, hãy liên hệ ngay với chúng tôi!

Thông tin liên hệ :

Công ty TNHH Giải Pháp Kết Nối :

Add : 1G Nguyễn Duy, Phường 3, Quận Bình Thạnh TP. Hồ Chí Minh

Hotline : 1900.2002 (1000đ /phút ) – 028.7303.6789

Email : sales@voip24h.vn

9. Hỏi đáp tổng đài ảo

Dĩ nhiên là được. Không những tích hợp đầu số 1900 – 1800, mà còn có thể tích hợp các đầu số cố định, đầu số di động vào để làm tổng đài hotline.

Dùng qua công nghệ internet nên sẽ việc gọi nội bộ giữa các chi nhánh là hoàn toàn miễn phí. Không giới hạn vùng địa lý.

Vì sử dụng qua công nghệ internet nên 1 tổng đài IP có thể sử dụng cho nhiều chi nhánh, chuỗi cửa hàng. Ví dụ cửa hàng 1 sử dụng số 101, cửa hàng 2 sử dụng 102 và gọi nội bộ cho nhau miễn phí.

Trước ngày đến hạn thanh toán, hệ thống VOIP24H sẽ gửi email, gọi điện thông báo cho quý khách. VOI24H chấp nhận nhiều hình thức thanh toán khác nhau như chuyển khoản, thu tận nơi. Để biết thêm chí tiết vui lòng gọi 1900 2000 (phím 3)

Cước phát sinh do đầu số điện thoại sẽ thanh toán trực tiếp cho nhà mạng cung cấp đầu số. Hằng tháng, nhà mạng sẽ gửi mail thông tin chi tiết cho khách hàng. Trong email có hướng dẫn cách thanh toán.

Dĩ nhiên là được. Khi nhu cầu sử dụng của quý khách vượt quá gói tổng đài đang sử dụng. Chúng tôi sẽ hỗ trợ nâng cấp lên gói tổng đài cao hơn. Vui lòng liên hệ 1900 2000 (Phím 1) gặp bộ phận kinh doanh để biết thêm chi tiết

Đơn giản. Bạn chỉ cần gọi vào hotline 1900 2000 (phím 2) gặp bộ phận kỹ thuật. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ 24/7. Các trường hợp không hỗ trợ qua điện thoại, teamview được. Chúng tôi sẽ cử kỹ thuật đến tận nơi để hỗ trợ khách hàng.

Khi sử dụng tổng đài ảo nếu bạn đổi văn phòng thì rất đơn giản. Chỉ cần tháo điện thoại, dây nguồn qua văn phòng mới cắm lại là sử dụng được. Không cần cấu hình thêm bất cứ gì cả. Nếu quý khách gặp khó khăn thì hãy gọi 1900 2000 (phím 2) để gặp bộ phận kỹ thuật hỗ trợ.

Hoàn toàn được. Với đầu số trên công nghệ sip trunk thì khi chuyển văn phòng 100% giữ được số mà không cần làm thủ tục gì cả.

Có thể tái sử dụng điện thoại cũ được thông qua thiết bị chuyển đổi. Nhưng chi phí mua thiết bị chuyển đổi còn cao hơn mua điện thoại IP mới với nhiều tính năng hiện đại hơn so với điện thoại cũ. Nên chúng tôi khuyên bạn nên mua điện thoại IP mới.

Hoàn toàn được. Đây là một tính năng cơ bản trên tổng đài. Quý khách có thể tự ghi âm và gửi file cho bộ phận kỹ thuật qua email. Chúng tôi sẽ xử lý file âm thanh, ghép nhạc rồi đưa lên tổng đài.  Hoặc đơn giản hơn, VOIP24H hỗ trợ ghi âm miễn phí cho khách hàng sử dụng dịch vụ tổng đài ảo.

Được. Đây là tính năng hoàn toàn miễn phí trên tổng đài. Điều kiện là bạn phải có 1 đầu số gọi ra để thực hiện được chức năng này. Vui lòng liên hệ bộ phận kỹ thuật 1900 2000 nếu bạn cần cài đặt.

Điện thoại IP trên công nghệ internet nên phải có mạng mới sử dụng được. Khi rớt mạng thì có thể chuyển hướng cuộc gọi ra di động để tiếp nhận. Nếu bạn cần sử dụng vui lòng bộ phận kỹ thuật 1900 2000 phím 2 để được hỗ trợ.

Khi đăng ký sử dụng dịch vụ, khách hàng được cấp 1 tài khoản để quản lý, thống kê cuộc gọi, nghe file ghi âm. Khách hàng tiến hành đăng nhập từ web và thao tác cực kỳ dễ dàng. Nghe file ghi âm như nghe nhạc. Bạn cần demo vui lòng liên hệ 1900 2000 (phím 1) gặp bộ phận kinh doanh.

Chúng tôi cam kết tối thiểu 12 tháng. Nếu quý khách có nhu cầu nhiều hơn hãy liên hệ với chúng tôi qua 1900 2000 (phím 2)

Được và hoàn toàn miễn phí. Bất cứ khi nào cần thay đổi cấu hình tổng đài cho phù hợp với hoạt động công ty bạn chỉ cần gọi 1900 2000 (phím 2) bộ phận kỹ thuật sẽ hỗ trợ bạn. Tối đa 4h làm việc

Tổng đài ảo của VOIP24H có bộ API để kết nối đến các phần mềm khác để thực hiện một số chức năng như Click to dial, Popup incoming call, nghe file ghi âm…

KHÁCH HÀNG ĐỐI TÁC

Call Now