7 LỢI ÍCH CỦA TỔNG ĐÀI VOIP MÀ DOANH NGHIỆP KHÔNG THỂ BỎ LỠ
Trong thời đại công nghệ 4.0, giao tiếp hiệu quả không chỉ là yếu tố quan trọng, mà còn là lợi thế cạnh tranh then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Tuy nhiên, với sự gia tăng về chi phí và hạn chế của hệ thống tổng đài truyền thống, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang giải pháp hiện đại hơn: tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol). Không chỉ đơn thuần là một công cụ liên lạc, tổng đài VoIP còn mang đến những lợi ích vượt trội về chi phí, hiệu suất và bảo mật. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá 7 lợi ích của tổng đài VoIP mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua.
Tổng đài VoIP là gì?
VoIP – viết tắt của Voice over Internet Protocol (Giao thức thoại qua Internet), là một giải pháp tổng đài hiện đại hoàn toàn khác biệt so với hệ thống tổng đài truyền thống. Thay vì dựa trên các đường line vật lý hay cáp viễn thông phức tạp, tổng đài VoIP hoạt động trên nền tảng IP, sử dụng mạng Internet như WAN, LAN hoặc mạng công cộng để truyền tải cuộc gọi, giúp doanh nghiệp triển khai hệ thống linh hoạt, không bị giới hạn bởi thời gian hay địa điểm.
Giải pháp tổng đài VoIP mang đến nhiều lợi ích vượt trội, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các địa điểm khác nhau, hoặc những tổ chức cần giao tiếp thường xuyên với khách hàng và đối tác qua di động. Với sự hỗ trợ từ VoIP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.
7 lợi ích của tổng đài Voip mà doanh nghiệp không thể bỏ lỡ
Tiết kiệm chi phí đầu tư và cước gọi
Tổng đài VoIP hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet, doanh nghiệp không cần chi tiêu lớn cho việc lắp đặt, bảo trì hệ thống thiết bị hay cơ sở hạ tầng phức tạp như các tổng đài truyền thống. Hơn thế nữa, hệ thống VoIP thông minh cho phép chuyển đổi cuộc gọi thông qua nhà mạng của khách hàng, tối ưu hóa thành cuộc gọi nội mạng. Không chỉ giúp giảm thiểu đáng kể chi phí cước gọi, mà còn mang lại hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh. Với VoIP, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí “khổng lồ” mà vẫn đảm bảo chất lượng liên lạc vượt trội.
Dễ dàng mở rộng máy nhánh
Doanh nghiệp có thể dễ dàng tăng số lượng máy nhánh tùy theo nhu cầu mà không gặp phải những yêu cầu kỹ thuật rườm rà hay quy trình phức tạp. Đặc biệt, chi phí để mở rộng hệ thống cũng rất hợp lý, giúp các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn dễ dàng thích nghi với sự phát triển của quy mô kinh doanh.
Gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí
Với tổng đài VoIP, các cuộc gọi nội bộ giữa các phòng ban, chi nhánh, hay văn phòng được thực hiện hoàn toàn miễn phí. Đây là giải pháp lý tưởng để doanh nghiệp trao đổi thông tin nội bộ một cách nhanh chóng, hiệu quả mà không lo ngại về chi phí.
Đặc biệt, không chỉ dành riêng cho các tập đoàn lớn, tổng đài VoIP còn phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tối ưu hóa ngân sách dành cho cước gọi mà vẫn đảm bảo chất lượng kết nối. Đây chính là một trong những lợi thế lớn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm và gia tăng hiệu quả vận hành.
Nghe – gọi trên đa thiết bị
Tổng đài VoIP mang đến sự linh hoạt vượt trội khi có thể hoạt động trên nhiều loại thiết bị như smartphone, tablet, laptop và hơn thế nữa. Doanh nghiệp dễ dàng kết nối và chăm sóc khách hàng mọi lúc, mọi nơi, bất kể không gian hay địa điểm.
Nhờ khả năng này, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng mà không để họ phải chờ đợi lâu. Đây chính là một giải pháp giao tiếp hiện đại, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì sự hài lòng một cách hiệu quả.
Tích hợp nhiều loại đầu số linh hoạt
Tổng đài VoIP hỗ trợ tích hợp đa dạng các loại đầu số, mang đến sự linh hoạt phù hợp với từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp:
- Đầu số 1800: Miễn phí cước gọi cho khách hàng, giúp tăng cường trải nghiệm và thu hút người dùng. Tuy nhiên, đầu số này chỉ hỗ trợ nhận cuộc gọi và không thể thực hiện cuộc gọi ra ngoài.
- Đầu số 1900: Cước phí được tính cho người gọi, phù hợp để tạo nguồn thu nhất định từ các cuộc gọi đến. Tương tự đầu số 1800, đầu số này cũng chỉ nhận cuộc gọi mà không thể gọi đi.
- Đầu số cố định (02XX): Hiển thị mã vùng địa phương, hoạt động trên nền tảng IP, cho phép thực hiện cả cuộc gọi ra và vào không giới hạn. Tuy nhiên, số dài khiến việc ghi nhớ trở nên khó khăn, và khi cần chuyển đổi văn phòng, việc đồng bộ hóa số gặp nhiều trở ngại.
- Đầu số di động: Các đầu số như 098xxx/087xxx có chi phí cước rẻ, sử dụng linh hoạt dù không ở văn phòng. Tuy nhiên, tính chuyên nghiệp không cao bằng các đầu số tổng đài truyền thống, nên thường được ưu tiên trong các lĩnh vực như bất động sản hoặc kinh doanh ô tô.
Xem thêm: Giải pháp hiệu quả mở khóa sim chặn nhanh chóng
IVR – Trả lời tự động chuyên nghiệp
Thay vì những tiếng chuông “tút, tút” nhàm chán, tổng đài thông minh VoIP mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp hiện đại: tính năng trả lời tự động IVR (Interactive Voice Response).
Tính năng này giúp doanh nghiệp tự động hóa việc điều hướng khách hàng dựa trên từng nhu cầu cụ thể. Ví dụ: “Để kết nối với tư vấn viên, vui lòng nhấn phím 1; để gặp bộ phận kinh doanh, nhấn phím 2…”
IVR không chỉ giúp nâng cao tính chuyên nghiệp mà còn tối ưu hóa thời gian phản hồi, mang lại trải nghiệm hài lòng và tiện lợi cho khách hàng. Đây là một điểm nhấn quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu hiện đại và thân thiện.
Xem thêm: Hệ thống IVR – Tầm quan trọng với doanh nghiệp
Dễ dàng tích hợp với CRM/ERP
Khác với tổng đài truyền thống, tổng đài VoIP mang lại sự linh hoạt trong việc tích hợp với hệ thống CRM/ERP, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả hơn.
Thông qua tích hợp, doanh nghiệp có thể tự động đồng bộ hóa dữ liệu cuộc gọi, lịch sử giao dịch và thông tin khách hàng từ tổng đài VoIP vào hệ thống CRM hoặc ERP. Không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn giúp tối ưu hóa việc quản lý và phân tích dữ liệu, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và hỗ trợ quyết định kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác.
Tạm kết
Như vậy, Voip24h đã điểm qua 7 lợi ích của tổng đài VoIP mà doanh nghiệp không thể bỏ lỡ. Với khả năng quản lý đội ngũ telesales, thực hiện tiếp thị và bán hàng thông qua cùng một hệ thống, tổng đài VoIP mang đến giải pháp toàn diện cho mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Sử dụng tổng đài VoIP ngay hôm nay để không chỉ quản lý hiệu quả đội ngũ nhân viên, mà còn cải thiện quá trình kiểm soát cuộc gọi chuyên nghiệp hơn. Tổng đài VoIP giúp doanh nghiệp bạn tăng cường hiệu suất làm việc, tối ưu hóa chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Thông tin liên hệ: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H): VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
