TỔNG ĐÀI DOANH NGHIỆP: GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHO QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

Trong thời đại công nghệ số và sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Để đáp ứng nhu cầu này, việc sử dụng tổng đài doanh nghiệp đã trở thành một trong những giải pháp hàng đầu giúp tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng, mang lại khả năng tự động hóa, cải thiện hiệu quả tương tác và tạo dựng trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, tổng đài thông minh đang dần trở thành chìa khóa giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Tổng đài doanh nghiệp là gì?

Tổng đài doanh nghiệp là hệ thống liên lạc nội bộ và bên ngoài, được sử dụng để quản lý và điều phối các cuộc gọi thoại của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Hệ thống này có thể tồn tại dưới dạng phần cứng hoặc phần mềm, cho phép kết nối các cuộc gọi giữa nhân viên trong doanh nghiệp, cũng như giữa doanh nghiệp với khách hàng và đối tác bên ngoài.

Hiện nay, tổng đài doanh nghiệp thường được triển khai dưới hai dạng chính:

• Tổng đài Analog: Là hệ thống tổng đài truyền thống, hoạt động dựa trên các đường dây điện thoại cố định.
• Tổng đài VoIP: Sử dụng công nghệ VoIP (Voice over IP) để thực hiện cuộc gọi qua Internet, mang lại tính linh hoạt cao, tiết kiệm chi phí và dễ dàng tích hợp với nhiều nền tảng công nghệ khác.

Doanh nghiệp ngày nay chủ yếu sử dụng loại tổng đài nào?

Trong kỷ nguyên 4.0, nhiều doanh nghiệp đã và đang chuyển đổi từ tổng đài Analog sang tổng đài VoIP, hay còn gọi là tổng đài ảo. Sự chuyển đổi này giúp giảm thiểu chi phí vận hành tới 50-70% và tăng hiệu quả quản lý lên đáng kể. Theo thống kê từ Global Market Insights, thị trường tổng đài VoIP toàn cầu dự kiến sẽ đạt 55 tỷ USD vào năm 2025, tăng trưởng trung bình 15% mỗi năm. Ở Việt Nam, tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng tổng đài VoIP đã tăng hơn 30% trong 3 năm gần đây, với hơn 70% doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn hệ thống này như một giải pháp tối ưu hóa chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Lợi ích của việc sử dụng tổng đài doanh nghiệp

Tối ưu hóa chi phí liên lạc.

• Gọi nội bộ miễn phí: Giúp giảm thiểu chi phí liên lạc giữa các bộ phận hoặc chi nhánh trong doanh nghiệp, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô lớn hoặc phân bổ nhiều địa điểm.
• Giảm cước gọi tới 50%: So với tổng đài truyền thống, tổng đài VoIP giúp giảm đáng kể chi phí liên lạc bên ngoài. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 50% chi phí cước gọi nhờ việc thực hiện các cuộc gọi qua Internet thay vì sử dụng mạng điện thoại cố định truyền thống.
• Quản lý cuộc gọi qua cloud: Tổng đài VoIP giúp doanh nghiệp không phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng phức tạp như hệ thống dây cáp truyền thống. Thay vào đó, tất cả cuộc gọi và quản lý dữ liệu được thực hiện trên nền tảng đám mây (cloud), giúp tiết kiệm chi phí lắp đặt, bảo trì, và nâng cấp hệ thống.

Cải thiện tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng và đối tác.

• Lời chào tự động (IVR): Hệ thống IVR (Interactive Voice Response) giúp doanh nghiệp cài đặt lời chào tự động, giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ những giây đầu tiên khi khách hàng gọi đến. Ví dụ: “Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty ABC. Vui lòng ấn phím 1 để gặp phòng kinh doanh HCM, phím 2 để gặp phòng kinh doanh HN, phím 3 để gặp phòng kỹ thuật.”
• Phân phối cuộc gọi tự động: Tổng đài doanh nghiệp có thể phân phối cuộc gọi đến các phòng ban hoặc cá nhân cụ thể, giúp khách hàng nhanh chóng kết nối đúng người, đúng bộ phận. Không chỉ giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp mà còn tăng trải nghiệm khách hàng.
• Ghi âm cuộc gọi: Giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm tra và đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng, hỗ trợ trong việc lưu giữ bằng chứng, nội dung trao đổi để giải quyết các vấn đề hoặc khiếu nại sau này.
• Nghe gọi trên nhiều thiết bị: Với tổng đài VoIP, nhân viên có thể nghe gọi qua các thiết bị khác nhau như smartphone, máy tính, hoặc thiết bị bàn. Đảm bảo tính linh hoạt và khả năng xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc mà không bỏ lỡ khách hàng.

Quản lý liên lạc nội bộ dễ dàng và hiệu quả hơn.

• Thống kê và báo cáo cuộc gọi: Tổng đài doanh nghiệp giúp theo dõi và thống kê chi tiết tất cả các cuộc gọi đến và đi. Các số liệu như thời lượng, số lượng cuộc gọi, và kết quả cuộc gọi đều được báo cáo đầy đủ, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tối ưu hóa hoạt động liên lạc nội bộ.
• Giám sát và điều chỉnh kịp thời: Nhờ có các công cụ quản lý tiên tiến, các nhà quản lý có thể giám sát hiệu quả liên lạc của từng phòng ban, bộ phận và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo sự liên lạc thông suốt và hiệu quả, giúp cải thiện năng suất và sự phối hợp trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Phần mềm ZNS – Giải pháp gửi tin nhắn qua Zalo OA

Buss Call – Giải pháp tổng đài phù hợp cho từng loại hình doanh nghiệp

Buss Call tự hào mang đến giải pháp tổng đài điện thoại ảo tiên tiến, đáp ứng hoàn hảo mọi nhu cầu của người dùng hiện đại. Hệ thống này tích hợp nhiều tính năng hiện đại, giúp tối ưu hóa quá trình liên lạc và quản lý khách hàng, mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho người dùng. 

Một số tính năng nổi bật: 

• Hệ thống IVR tự động hướng dẫn khách hàng qua các tùy chọn, giúp giảm tải cho nhân viên và xử lý cuộc gọi nhanh chóng.
• Tích hợp CRM giúp theo dõi và quản lý toàn bộ lịch sử liên lạc và thông tin khách hàng để cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.
• Doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng qua nhiều kênh như Hotline, Zalo, Facebook, SMS, đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu liên lạc.
• Dễ dàng mở rộng theo nhu cầu khách hàng khi doanh nghiệp cần thay đổi văn phòng làm việc hay thêm hoặc bớt nhân sự. 
• Hệ thống Ticket quản lý hiệu quả các yêu cầu của khách hàng từ lúc tiếp nhận đến khi giải quyết xong, đảm bảo không bỏ sót.
• Ghi âm các cuộc gọi giúp lưu trữ hội thoại, phục vụ đào tạo nhân viên, giải quyết tranh chấp và cải thiện chất lượng dịch vụ.

Xem thêm: Tối ưu liên lạc nhiều chi nhánh, bộ phận hiệu quả với tổng đài ảo doanh nghiệp

Tổng đài doanh nghiệp không chỉ là công cụ liên lạc đơn thuần, mà còn là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa chi phí. Đây chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng, tạo nên lợi thế cạnh tranh trong thị trường đầy biến động ngày nay.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn