5 điều mà bạn cần biết trước khi lắp đặt tổng đài ảo

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tập trung xây dựng mô hình kinh doanh theo hướng hiện đại hóa và đơn giản hóa mọi công đoạn mà có thể tích hợp được nhiều hệ thống phần mềm quản lý. Tổng đài ảo là giải pháp đang được các doanh nghiệp tiếp cận vì những lợi ích của dịch vụ này. Nếu các doanh nghiệp quan tâm đến lắp đặt tổng đài ảo thì bài viết dưới đây của VOIP24H là một số điều cần biết về tổng đài ảo sẽ giúp bạn đưa ra được quyết định đúng đắn về việc thiết lập một hệ thống tổng đài.

Tại sao lắp đặt tổng đài ảo phù hợp với doanh nghiệp?

Giảm thiểu chi phí tài chính

Khi lắp đặt tổng đài ảo thì không yêu cầu doanh nghiệp dành không gian riêng hay cơ sở hạ tầng phức tạp. Các doanh nghiệp sẽ ít căng thẳng hơn về chi phí cho việc đầu tư các phần mềm hoặc phần cứng đắt tiền. Hoặc mua các thành phần mới khi doanh nghiệp cần thay đổi. 

Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo kinh doanh cung cấp khả năng truy cập nhanh vào những dịch vụ tuyến đầu mà không bị ngắt cuộc gọi. Hơn thế nữa, tổng đài ảo sẽ mang đến những ưu điểm chính của hệ thống điện thoại có thể phát sinh lợi nhuận, với mức phí cố định vào hàng tháng.

Nâng cấp dịch vụ điện thoại có thể dễ dàng

Mục tiêu chính của tất cả các doanh nghiệp là tiếp tục phát triển và vận hành một cách bền vững. Vì vậy, các mạng điện thoại cũng cần có một hệ thống chất lượng để đáp ứng điều đó. Bất kỳ khi nào doanh nghiệp muốn mở rộng hoặc chỉnh sửa cấu trúc hệ thống tổng đài. Nhưng việc này sẽ gặp vài khó khăn nếu hệ thống đó là dạng tổng đài vật lý.

Tuy nhiên, với công nghệ lắp đặt tổng đài ảo dành cho doanh nghiệp thì giải pháp này trở nên đơn giản. Khách hàng chỉ cần truy cập vào internet và dùng một thiết bị để hoạt động. Không cần thêm bất kỳ thiết bị hoặc phương tiện nào.

Tính linh hoạt và dễ dàng làm việc từ xa

Dịch vụ khách hàng 24/7 đang là xu hướng và là điều các doanh nghiệp đang muốn hướng tới. Với dịch vụ tổng đài ảo dành, doanh nghiệp có thể làm việc ngoài cơ sở (bên ngoài công ty) và được cài đặt ở các múi giờ khác nhau để phục vụ khách hàng đầy đủ. Hơn thế nữa, dịch vụ này cho phép tương tác giữa người dùng và đồng nghiệp của họ, dù họ ở bất kì đâu.

Thống kê chi tiết và lưu trữ dữ liệu cuộc gọi  

Những thông tin và nội dung về cuộc gọi giữa khách hàng và nhân viên sẽ được ghi âm lại rõ ràng cùng với các dữ liệu được lưu lại. Tiện ích này của tổng đài ảo sẽ giúp cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng dựa trên lịch sử của cuộc gọi được lưu trên hệ thống.

Đồng thời, các doanh nghiệp còn có thể đánh giá hiệu suất và năng lực làm việc của từng nhân viên. Thông qua các chỉ số được thống kê và báo cáo theo từng thời điểm được ghi nhận từ tổng đài ảo.

Nhược điểm của việc tổng đài ảo 

Chất lượng của cuộc gọi khi lắp đặt tổng đài ảo phụ thuộc rất nhiều vào đường truyền Internet. Nếu đường truyền không đủ mạnh và ổn định có thể dẫn đến hiện tượng ngắt cuộc gọi, trì hoãn khi gọi đi, giật, ngắt quãng trong lúc trao đổi với khách hàng…

Chính vì những điều này mà hoạt động của tổng đài ảo dễ bị ảnh hưởng khi cúp điện hoặc mạng internet có vấn đề. Những lúc này, các cuộc gọi đến sẽ được chuyển tiếp qua số di động được mặc định từ đầu để việc nhận cuộc gọi từ khách hàng không bị ảnh hưởng.

Sử dụng máy tính mà cùng lúc chạy rất nhiều chương trình và phần mềm có thể sẽ ảnh hưởng đến việc nghe gọi khi sử dụng tổng đài ảo. Nếu máy tính của người dùng quá cũ hoặc bị quá tải, chất lượng cuộc gọi từ đó cũng giảm đi đáng kể.

Những tính năng có của một tổng đài ảo thông minh

Chăm sóc và phục vụ khách hàng trên đa kênh

Việc tích hợp công nghệ đa kênh sẽ giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và hiệu suất của nhân viên. Bởi vì việc điều hướng thao tác hoặc phân tách các nền tảng sẽ khiến các tổng đài viên gặp nhiều bất tiện, mất tập trung, gây lãng phí thời gian không đáng có.

Định tuyến các cuộc gọi

Định tuyến cuộc gọi được xem một công cụ cần thiết trong lắp đặt tổng đài ảo. Nó giúp các khách hàng tiếp cận đúng các tổng đài viên để được hỗ trợ một cách kịp thời. Và giúp hệ thống tổng đài có thể hoạt động ổn định với các cuộc gọi đến liên tục vào những cao điểm nhất định trong ngày. 

Định tuyến cuộc gọi sẽ xuất hiện mỗi khi khách hàng của doanh nghiệp thực hiện gọi đến tổng đài. Lúc đầu, khách hàng sẽ nhận được một lời chào tự động hoặc một yêu cầu giữ máy cho đến khi một tổng đài viên bắt máy. 

Sau đó, nếu khách hàng đã đồng ý đợi, họ sẽ được nghe nhạc và được yêu cầu tiếp tục chờ đợi. Cuối cùng, khi hệ thống đã trống thì cuộc gọi bắt đầu. Tính năng này rất hữu ích và các doanh nghiệp có thể triển khai trên hệ thống tổng đài ảo.

Tự động quay số gọi ra 

Lắp đặt tổng đài ảo hỗ trợ chiến dịch Outbound gọi ra cho khách hàng, tính năng này đóng vai trò rất quan trọng và hỗ trợ rất đáng kể cho hoạt động của bộ phận Sales & Marketing. 

Thay vì cách gọi thủ công thông thường, phải ấn từng số điện thoại và chờ đợi để kết nối với khách hàng như trước đây. Tính năng Outbound call center tích hợp các kiểu quay số tự động (auto dialer) cho nên giúp tăng gấp 3 lần hiệu suất số cuộc gọi ra thành công và giảm được lên đến 99% thời gian chờ máy của tổng đài viên. 

Theo dõi và quản lý theo thời gian thực tế

Nếu doanh nghiệp muốn nắm bắt tình hình hoạt động của việc vận hành tại trung tâm cuộc gọi. Những báo cáo từ hệ thống tổng đài ảo này sẽ là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. 

Những dữ liệu và thông tin này giúp các đơn vị biết được tình hình về hiệu suất, nhân sự đáp ứng cuộc gọi, SLA, AHT,… Hơn thế nữa, những báo cáo thống kê này góp phần không nhỏ cho việc cải thiện trong công tác phục vụ khách hàng của doanh nghiệp.

Quy trình chi tiết lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Đa số các đơn vị cung cấp phần mềm tổng đài đều thực hiện quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp rất đơn giản với các bước sau:

• Bước 1: Xác định nhu cầu của khách hàng khi thiết lập tổng đài ảo
• Bước 2: Ưu tiên cài đặt các tính năng chính phục vụ cho nhu cầu
• Bước 3: Kiểm tra kỹ càng băng thông
• Bước 4: Lựa chọn sử dụng các thiết bị đầu cuối
• Bước 5: Chuyển đổi đầu số cho doanh nghiệp
• Bước 6: Tạo mới các tài khoản và quản lý người dùng
• Bước 7: Thiết lập các thiết bị đầu cuối
• Bước 8: Xây dựng kịch bản tổng quan cuộc gọi
• Bước 9: Xác minh và kiểm tra kết nối mạng
• Bước 10: Kiểm tra lại máy nhánh trong hệ thống
• Bước 11: Xây dựng kịch bản lời chào tổng đài
• Bước 12: Thiết lập thêm nhiều tính năng bổ sung

Các doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị và nhà cung cấp dịch vụ lắp đặt tổng đài ảo uy tín có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt để được hỗ trợ triển khai tổng đài ảo. Và hướng dẫn thực hiện các thao tác sử dụng trên tổng đài trong thời gian ban đầu sử.

Đơn vị tổng đài ảo VOIP24H

VOIP24H được thành lập từ năm 2012, là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ VOIP để xây dựng các giải pháp về lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp dựa trên nền tảng điện toán đám mây tiên tiến nhất hiện nay. 

Về chi phí, VOIP24H có mức phí cơ bản, thích hợp cho nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau. Mức giá này là mức giá ổn định nhất trên thị trường tổng đài ảo hiện nay, hơn hết bao gồm rất nhiều tính năng hiện đại như sau: xử lý cuộc gọi, phân phối các cuộc gọi, quản lý nhiều máy nhánh, quản lý thống kê và báo cáo, dung lượng ghi âm khủng 100M/ext, hỗ trợ 2 đầu số tích hợp, đồng thời còn được miễn phí triển khai dịch vụ lên đến 500.000VNĐ.

Lựa chọn lắp đặt tổng đài ảo cung cấp một phương pháp đơn giản và tiết giảm về chi phí để các doanh nghiệp tiếp cận các công cụ quản lý vận hành và truyền thông tiên tiến nhất. 

VOIP24H luôn tự hào là một trong những đơn vị tiên phong ứng dụng công nghệ VOIP để xây dựng các giải pháp về tổng đài ảo trên nền tảng điện toán đám mây. Nếu quý khách hàng cần tư vấn hay có nhu cầu triển khai tổng đài ảo, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi!