Dịch vụ gọi tự động Auto Call – Giải pháp liên lạc giúp tiết kiệm chi phí

Thời đại công nghệ 4.0 đã và đang bùng nổ khắp mọi nơi trên thế giới, các công cụ tự động hóa hỗ trợ con người không còn xa lạ từ những hoạt động nhỏ nhất trong cuộc sống hằng ngày. Và tất cả các doanh nghiệp đến từ các ngành nghề dịch vụ khách hàng cũng không phải ngoại lệ, dịch vụ Auto Call đã dần thay thế cho những giải pháp liên hệ và chăm sóc khách hàng truyền thống.

Gọi tự động Auto Call là gì?

Gọi tự động Auto Call là dịch vụ cho phép doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi đến danh sách hàng trăm hàng nghìn khách hàng được lập sẵn. Khi khách hàng nhận cuộc gọi, hệ thống sẽ phát ra một nội dung doanh nghiệp muốn thông tin theo cài đặt sẵn. Nội dung mỗi lời nhắn thoại sẽ được cá nhân hóa theo mỗi người nhận, thông qua những công nghệ tiên tiến.

Các cuộc gọi ra tự động đã được soạn kịch bản và thực hiện ghi âm từ trước. Sau khi nhập danh sách số điện thoại khách hàng qua file excel được import vào hệ thống, lập trình sẵn ngày giờ cụ thể. Hệ thống sẽ chạy và tiến hành một loạt cuộc gọi ra bên ngoài.

Việc thực hiện gọi ra cho khách hàng có thể sẽ bị ảnh hưởng do cảm xúc của con người và thời gian làm việc bó buộc trong hành chính. Đây sẽ là những nguyên nhân tạo nên các tác động xấu khi nhân viên trao đổi với khách hàng. Chính vì thế, có thể khẳng định rằng dịch vụ Auto Call đang dẫn đầu xu thế, hơn cả những phương pháp truyền thống.

Cách hoạt động của dịch vụ Auto Call?

Auto call bao gồm 2 cách hoạt động khác nhau:

• Tương tác với khách hàng 1 chiều: phù hợp cho doanh nghiệp muốn gọi đến khách hàng với mục đích giới thiệu sản phẩm mới hoặc thông báo về những chương trình khuyến mãi. Các doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị nội dung lời chào đã được ghi âm sẵn. Sau đó áp dụng hệ thống Auto Call, các tổng đài viên không cần trực tiếp thực hiện cuộc gọi ra.
• Tương tác với khách hàng 2 chiều: thích hợp với cả doanh nghiệp và khách hàng muốn tương tác qua lại với nhau. Doanh nghiệp cần cài đặt nội dung, thiết lập chương trình để điều hướng khách hàng bấm phím 1,2,3,4… Tùy theo nhu cầu tư vấn và sau đó sẽ liên hệ trực tiếp với tổng đài viên. Ví dụ: nhấn phím 1 để gặp nhân viên tư vấn hoặc nhấn phím 2 để gặp nhân viên kỹ thuật,…

Các lĩnh vực thường áp dụng autocall

Bởi vì dịch vụ Auto Call đem lại quá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thế nên giải pháp này được áp dụng cho rất nhiều doanh nghiệp đang muốn có quy trình tự động, cần sự bảo mật và tối ưu được nhiều chi phí nhân lực.

• Ngân hàng: dịch vụ gọi tự động được sử dụng ngay tại quy trình gọi điện cung cấp mã OTP cho khách hàng, hoặc sử dụng auto call để báo tới hạn thanh toán.
• Nhà phát triển ứng dụng/ dịch vụ: gọi tự động giúp cho các nhà phát triển có thể bảo mật thông tin khách hàng và mang lại cho họ trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
• Các nhà cung cấp dịch vụ truyền hình số/ kỹ thuật số: Autocall là sự lựa chọn của các doanh nghiệp này nhằm mục đích chạy các chiến dịch quảng bá sản phẩm mới, dịch vụ và bao gồm cả nhắc cước thanh toán cho khách hàng.
• Ngoài ra, dịch vụ Auto Call cho những chiến dịch khảo sát độ hài lòng và trải nghiệm dịch vụ của khách hàng cho contact center.

Lợi ích của Auto Call – Giải pháp gọi tự động

Theo khảo sát thị trường cho thấy Auto Call giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% chi phí nhân lực, 95% thời gian và 78% chi phí khác so với phương pháp quay số và gọi ra truyền thống. 

Tăng hiệu suất cuộc gọi ra

Đội ngũ nhân viên hoặc tổng đài viên khó có thể liên hệ với tất cả khách hàng trong một danh sách lớn lên tới hàng trăm dữ liệu trong một thời gian ngắn. Việc gọi thủ công mất rất nhiều thời gian bắt đầu từ bước quay số, đợi máy kết nối, trao đổi với khách hàng đồng thời ghi chú thông tin trong cuộc gọi.

Chính vì thế, khi sử dụng giải pháp tiên tiến là dịch vụ Auto Call gọi tự động, cuộc gọi ra sẽ được hệ thống tự động thiết lập hàng loạt. Tổng đài viên và nhân viên tư vấn từ đó có thể liên hệ với nhiều khách hàng trong một thời gian ngắn hơn để giới thiệu thông tin  về sản phẩm/dịch vụ của mình.

Giảm chi phí quản lý nhân sự đáng kể

Không thể phủ nhận về lợi ích của nhân viên telesales khi trao đổi và tương tác linh hoạt với khách hàng. Tuy nhiên, giải pháp tự động gọi auto call lại có điểm mạnh riêng.

Dịch vụ Auto Call chỉ thực hiện cuộc gọi tự động với những số điện thoại có trong danh sách đã lập, ghi âm theo kịch bản đàm thoại đã thống nhất cho nên ngắn gọn hơn so với nhân viên và tổng đài viên khi gọi trực tiếp cho khách hàng.

Auto Call sẽ tự lên lịch hẹn với khách hàng, gửi chúc mừng vào những dịp quan trọng, thông báo và nhắc nhở về thời hạn thanh toán v.v… mà không cần trực tiếp những nhân viên chăm sóc khách hàng thực hiện. Do đó, Auto Call chắc chắn sẽ đảm bảo được chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất.

Tăng doanh thu cho công ty

Dịch vụ Auto Call gọi tự động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được nhiều chi phí cơ sở vật chất và nhân sự tổng đài điện thoại. Đồng thời, giải pháp tiên tiến này còn giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng nhanh chóng hơn. Những điều này đều góp phần tăng doanh thu đáng kể cho các công ty, doanh nghiệp.

Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ Auto Call

Tuy rằng Auto Call là lựa tối ưu nhưng không có một công nghệ hay giải pháp nào có thể thay thế hoàn toàn được vai trò của của con người. Vì vậy để sử dụng dịch vụ Auto Call một cách hiệu quả nhất người dùng cần phải lưu ý một số điểm như sau:

• Chú trọng vào quy trình nghiên cứu thị trường để có được tệp data chính xác
• Chuẩn bị thật kỹ nội dung và kịch bản cuộc gọi: Tùy vào từng đối tượng khách hàng mục tiêu khác nhau mà cần soạn nội dung phù hợp. 
• Luôn phân bổ các nhân viên trực tổng đài để khách hàng vẫn có thể được tư vấn trực tiếp nếu họ có nhu cầu
• Kịch bản dùng để tương tác điều hướng IVR cần ngắn gọn, xúc tích không nên rườm rà hay phức tạp gây khó khăn cho khách hàng khi tiếp cận.
• Cân nhắc nên sử dụng chức năng Text to speech hay giọng ghi âm của người thật: ví dụ khi Thông báo OTP hay mật khẩu nên sử dụng giọng của robot. Ngược lại, khi giới thiệu sản phẩm, dịch vụ thì giọng người sẽ truyền cảm hơn.
• Lựa chọn giọng ghi âm chuẩn, truyền cảm, tránh dùng giọng máy khi giới thiệu sản phẩm gây khó gần gũi.
• Không nên thiết lập cuộc gọi tự động vào những khung giờ nhạy cảm gây làm phiền khách hàng
• Thống kê chi tiết, đo lường chất lượng phản hồi của các cuộc gọi tự động để sửa chữa cho phù hợp.

KẾT LUẬN

Dịch vụ Auto Call gọi tự động cho khách hàng sẽ là một xu thế dẫn đầu và được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp hiện nay nhờ những lợi ích tối ưu của giải pháp này. Công nghệ này giúp tăng hiệu suất cuộc gọi, giảm chi phí quản lý nhân sự telesales, và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. 

VOIP24H cung cấp dịch vụ Auto Call cho khách hàng với chất lượng tốt nhất, đáp ứng và thực hiện được tất cả các cuộc gọi theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Bộ phận nhân viên tư vấn và kỹ thuật và CSKH trực 24/7 kể cả ngày Lễ sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn tới quý khách hàng nhanh chóng và kịp thời nhất.