Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại Nội Bộ Giá Rẻ Cho Doanh Nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn đảm bảo liên lạc nội bộ chuyên nghiệp, tổng đài điện thoại nội bộ trở thành giải pháp lý tưởng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lo ngại chi phí đầu tư và triển khai phức tạp. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ cách lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ tiết kiệm chi phí, dễ dàng và phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp.

Tổng đài điện thoại nội bộ là gì? 

Tổng đài điện thoại nội bộ (PBX – Private Branch Exchange) là một hệ thống viễn thông giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ cuộc gọi nội bộ và ngoại tuyến thông qua một đầu số duy nhất. Hệ thống cho phép nhân viên gọi cho nhau bằng số máy lẻ, đồng thời kết nối ra bên ngoài qua số hotline thương hiệu của công ty mà không cần nhiều SIM điện thoại riêng lẻ.

Trong thời đại kinh doanh số, việc duy trì kết nối thông suốt và chuyên nghiệp là yếu tố sống còn. Tổng đài nội bộ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp ở mọi quy mô:

• Tiết kiệm chi phí liên lạc nội bộ: Giúp các phòng ban gọi miễn phí cho nhau dù ở bất kỳ đâu.
• Chuyên nghiệp hóa chăm sóc khách hàng: Mọi cuộc gọi đi/đến đều tập trung vào số hotline duy nhất, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, dễ quản lý.
• Quản lý & giám sát hiệu quả: Ghi âm, lưu trữ lịch sử cuộc gọi, thống kê báo cáo giúp nhà quản lý nắm bắt hiệu suất chăm sóc khách hàng và telesales.
• Linh hoạt làm việc từ xa: Với tổng đài ảo, nhân viên có thể gọi/nhận cuộc gọi trên app điện thoại, laptop… chỉ cần internet.
• Tối ưu vận hành – Tăng năng suất: Giảm tải thao tác thủ công, nâng cao hiệu suất công việc từ khâu gọi ra, tiếp nhận đến xử lý thông tin khách hàng.

Nắm rõ thực trạng và nhu cầu của doanh nghiệp

Đầu tiên, các bạn cần xác định rõ những vấn đề của doanh nghiệp đang có. Nếu gặp phải 1 trong những ý sau, nghĩa là bạn cần đầu tư một tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp của mình:

• Doanh nghiệp vừa thành lập, đang cần xây dựng kênh liên lạc.
• Nhu cầu gọi điện trong giữa nhân viên, các phòng ban cao.
• Tổng đài đang sử dụng thường xuyên gặp vấn đề, kết nối bị lỗi, quá ít tính năng,…
• Cần tìm các thiết bị đầu cuối chất lượng tốt để đảm bảo nghe – gọi hiệu quả.

Các công nghệ tổng đài nội bộ dành cho doanh nghiệp

Hiện tại đang có song song 2 công nghệ tổng đài là công nghệ Analog và công nghệ Voip. Hãy cùng phân tích ưu và nhược điểm của từng sản phẩm. Từ đó chọn ra công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Lắp Đặt Tổng đài điện thoại Analog

Tổng đài Analog là công nghệ tổng đài ra đời từ hơn 20 năm trước. Do đã quá lỗi thời và ít được cải tiến, hệ thống này tồn tại nhiều hạn chế khiến doanh nghiệp khó mở rộng hoặc tối ưu chi phí.

Những bất cập khi sử dụng tổng đài Analog:

• Lắp đặt cồng kềnh, tốn kém: Doanh nghiệp phải đầu tư phần cứng tổng đài, kéo dây cáp đến từng điện thoại bàn tại văn phòng.
  Giới hạn trong không gian hẹp: Nếu công ty có nhiều phòng ban hoặc chi nhánh, phải lắp đặt thêm nhiều tổng đài, dẫn đến lãng phí.
• Tính năng hạn chế: Chỉ hỗ trợ gọi nội bộ, gọi ra và nhận cuộc gọi từ bên ngoài, không có các tính năng nâng cao như ghi âm, phân phối cuộc gọi, nghe – gọi đồng thời,…
• Khó mở rộng, thiếu linh hoạt: Khi số lượng nhân viên tăng, doanh nghiệp buộc phải nối thêm dây hoặc nâng cấp tổng đài mới, vừa phức tạp vừa tốn kém.

Ngày nay, nhu cầu liên lạc trong doanh nghiệp đã vượt xa những chức năng cơ bản. Các tính năng như liên lạc đa kênh, tích hợp CRM, ghi âm cuộc gọi, lời chào IVR, hội nghị nhiều bên… trở thành tiêu chuẩn mà tổng đài Analog hoàn toàn không thể đáp ứng.

Tổng đài IP (VoIP) – Giải pháp tổng đài hiện đại phù hợp với mọi doanh nghiệp

Tổng đài IP (VoIP) là công nghệ tiên tiến nhất hiện nay, sử dụng giao thức Voice over Internet Protocol (VoIP), cho phép thực hiện cuộc gọi qua internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Tại Việt Nam, tổng đài VoIP đã được ứng dụng phổ biến từ năm 2010, trở thành lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng, vận hành linh hoạt, tối ưu chi phí.

Ưu điểm vượt trội của tổng đài VoIP:

• Không cần đầu tư hạ tầng cồng kềnh: Chỉ cần có internet hoặc wifi là doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống tổng đài nhanh chóng.
• Liên lạc đa kênh ngay trên nền tảng tổng đài: Hỗ trợ kết nối Zalo OA, Facebook Messenger, Website chat,… giúp nhân viên xử lý tin nhắn và cuộc gọi trên cùng một giao diện, giúp nâng cao tốc độ phản hồi và trải nghiệm khách hàng đa kênh.
• Không giới hạn địa lý: Một hệ thống có thể phục vụ nhiều chi nhánh ở các tỉnh thành khác nhau.
• Gọi nội bộ miễn phí: Sử dụng số máy nhánh đơn giản như 101, 102, 103… hoàn toàn không mất cước.
• Hỗ trợ nhiều cuộc gọi đồng thời: Doanh nghiệp có thể nhận hoặc thực hiện hàng trăm cuộc gọi cùng lúc mà không nghẽn mạch.
• Lời chào tự động IVR: Hệ thống tự động điều hướng khách hàng qua các phím bấm, giúp nâng cao trải nghiệm và tiết kiệm nhân sự.
• Phân phối cuộc gọi thông minh (ACD): Cuộc gọi sẽ được tự động chuyển đúng bộ phận chuyên trách, tăng hiệu quả xử lý.
• Ghi âm toàn bộ cuộc gọi: Lưu trữ an toàn trong 12 tháng, hỗ trợ tra cứu dễ dàng.
• Tích hợp API với CRM, ERP: Đồng bộ dữ liệu khách hàng ngay trên hệ thống quản lý, hiển thị thông tin khi có cuộc gọi đến.
• Sở hữu nhiều đầu số cùng lúc: Doanh nghiệp dễ dàng quản lý hotline 1900, 1800, cố định, di động… trên một nền tảng duy nhất.
• Nhiều tiện ích khác: Nhạc chờ, chuyển máy, đổ chuông luân phiên, báo cáo thống kê chi tiết theo thời gian thực,…

Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại IP tại VOIP24H

Đây là công nghệ mới nhất, hiện đại nhất đang được triển khai rộng rãi trên toàn cầu. Tại Việt Nam, công nghệ IP đã triển khai từ năm 2010. Ngày nay càng nhiều đơn vị muốn sử dụng tổng đài nội bộ ứng dụng công nghê Voip thay thế cho Analog.

Tổng đài điện thoại IP hay còn gọi Voip là viết tắt của “Voice-over-internet-protocol”. Đây là giao thức điện thoại qua internet. Chính nhờ đặc điểm này mà tổng đài IP có nhiều tính năng ưu việt hơn Analog rất nhiều. Đặc biệt là tổng đài có thể lắp đặt ở mọi vị trí trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian ngắn.

Tính năng của tổng đài nội bộ theo công nghệ IP tại VOIP24H

• Không đòi hỏi hạ tầng phức tạp: chỉ cần có mạng internet, wifi là triển khai được.
• Không giới hạn vùng địa lý: một tổng đài có thể được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng địa lý khác nhau.
• Gọi nội bộ miễn phí bằng các số máy nhánh 101, 102, 103,…
• Nghe – gọi nhiều cuộc đồng thời: Tăng tối đa không gian liên lạc của doanh nghiệp và khách hàng.
• Lời chào tự động IVR: Phân luồng nhu cầu khách hàng qua phím bấm chỉ với lời chào được cài tự động. Linh hoạt kịch bản phù hợp với doanh nghiệp.
• Phân phối cuộc gọi ACD: Cuộc gọi của khách sẽ được điều phối thông minh tới đúng phòng/ban. Có nhiều chế độ đổ chuông.
• Ghi âm: Toàn bộ cuộc gọi sẽ được ghi âm trong 12 tháng. Thao tác nghe File dễ như nghe nhạc.
• API tích hợp phần mềm: Giải quyết tất cả nhu cầu nghe – gọi qua CRM, ERP,… Tự động lưu thông tin khách hàng trên hệ thống và hiển thị cho lần gọi kế tiếp.
• Tích hợp nhiều đầu số: Doanh nghiệp sở hữu cùng lúc nhiều số hotline 1900, 1800, điện thoại cố định, điện thoại di động.
• Bên cạnh đó là nhiều tính năng khác như nhạc chờ, rước máy, chuyển máy, quản lý báo cáo thống kê cuộc gọi,…

Tổng đài VOIP24H chuyên cung cấp và lắp đặt tổng đài nội bộ theo công nghệ Voip chất lượng cao. Giá cả công khai và đảm bảo tốt nhất thị trường.

Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ tại VOIP24H

Lựa chọn giải pháp tổng đài nội bộ từ VOIP24H, doanh nghiệp không chỉ sở hữu một hệ thống liên lạc hiện đại, mà còn tối ưu toàn diện về chi phí, vận hành và hiệu quả kinh doanh.

Dưới đây là 5 lợi ích nổi bật mà doanh nghiệp sẽ nhận được khi đồng hành cùng VOIP24H:

Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 – Như có đội IT riêng trong doanh nghiệp

VOIP24H đóng vai trò như một phòng vận hành kỹ thuật chuyên nghiệp ngay tại doanh nghiệp của bạn. Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ 24/7 kể cả ngày lễ, cam kết xử lý sự cố nhanh chóng theo KPI thời gian rõ ràng, đảm bảo hoạt động liên lạc của doanh nghiệp luôn trơn tru, không gián đoạn.

Đường truyền ổn định, hệ thống dự phòng kép an toàn tuyệt đối

Tổng đài nội bộ VOIP24H vận hành trên hạ tầng Data Center chuẩn quốc tế của VNPT, đảm bảo tốc độ và độ ổn định cao. Bên cạnh đó, 2 hệ thống dự phòng song song luôn sẵn sàng hoạt động khi cần, bảo vệ liên lạc doanh nghiệp ở mức an toàn tuyệt đối.

Trọn bộ tính năng hiện đại – Nâng cấp phần mềm miễn phí

Bạn sẽ được sử dụng tất cả các tính năng tổng đài nội bộ tiên tiến nhất hiện nay như gọi nội bộ miễn phí, IVR, ghi âm, ACD, báo cáo… Ngoài ra, doanh nghiệp được nâng cấp phần mềm hoàn toàn miễn phí, luôn được cập nhật những tính năng mới nhất mà không phát sinh chi phí.

Cước phí ưu đãi – Ưu tiên chọn số đẹp

VOIP24H là đại lý chính thức của 8 nhà mạng lớn tại Việt Nam, mang đến giá cước cực kỳ cạnh tranh, cùng ưu đãi đặc biệt khi chọn số hotline đẹp, giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp ngay từ khâu liên lạc.

Mở rộng máy nhánh nhanh chóng, linh hoạt

Việc mở rộng máy nhánh khi doanh nghiệp phát triển thêm nhân sự hoặc chi nhánh mới trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Chỉ cần thông báo, bộ phận kỹ thuật VOIP24H sẽ hỗ trợ kích hoạt thêm số máy nhánh mà không cần đầu tư thêm hạ tầng hay dây cáp phức tạp.

Chi phí lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ

Quy trình triển khai tổng đài nội bộ chuyên nghiệp tại VOIP24H

Bước 1: Tư vấn và khảo sát nhu cầu thực tế

Đội ngũ chuyên gia VOIP24H tiếp nhận thông tin, khảo sát hạ tầng và phân tích nhu cầu chi tiết của doanh nghiệp về quy mô, phòng ban, mô hình vận hành và tính năng mong muốn.

Bước 2: Báo giá – Chốt thiết bị và dịch vụ kèm theo

Căn cứ trên nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp, VOIP24H đề xuất giải pháp tổng đài tối ưu nhất, minh bạch báo giá trọn gói cho hệ thống, thiết bị, phần mềm và các dịch vụ gia tăng đi kèm.

Bước 3: Ký hợp đồng, tiến hành thi công – cấu hình

Sau khi hai bên thống nhất, VOIP24H tiến hành ký kết hợp đồng chính thức và triển khai thi công, lắp đặt, cấu hình hệ thống tổng đài nội bộ đúng tiến độ, đảm bảo không gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Bước 4: Nghiệm thu, bàn giao, hướng dẫn sử dụng

VOIP24H bàn giao hệ thống hoàn thiện, hướng dẫn chi tiết cách sử dụng và vận hành cho doanh nghiệp. Đồng thời kiểm tra, nghiệm thu toàn bộ tính năng, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

Bước 5: Bảo trì định kỳ – Hỗ trợ kỹ thuật 24/7

Chúng tôi luôn đồng hành cùng khách hàng sau khi triển khai với chính sách bảo trì định kỳ, bảo dưỡng hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đảm bảo doanh nghiệp an tâm vận hành tổng đài liên tục, ổn định, không lo gián đoạn.

Case study – Tình huống thực tế về tổng đài điện thoại nội bộ 

Nhu cầu doanh nghiệp sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Trường hợp 1: Công ty A – Startup cần giải pháp tổng đài hiệu quả

Công ty A vừa thành lập và hiện đang có 4 phòng ban, mỗi phòng khoảng 15 nhân viên. Ban lãnh đạo yêu cầu triển khai một hệ thống tổng đài điện thoại để đảm bảo việc liên lạc nội bộ hiệu quả, đồng thời có một đầu số 1900 và một số điện thoại bàn cho hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, công ty không muốn đầu tư vào hạ tầng cồng kềnh và phòng kỹ thuật để vận hành hệ thống tổng đài.

Trường hợp 2: Công ty B – Mở rộng quy mô và nâng cấp hệ thống tổng đài

Công ty B đã có một hệ thống tổng đài cũ, nhưng chất lượng đang giảm sút và không thể đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Công ty đang mở rộng quy mô và cần lắp đặt thêm 30 máy nhánh. Thêm vào đó, ban giám đốc yêu cầu có thêm 2 đầu số điện thoại bàn và một đầu số 1800 để phát triển kênh kinh doanh. Tuy nhiên, hệ thống tổng đài cũ không thể đáp ứng và mỗi lần mở rộng lại tốn thêm chi phí mua mới.

Khó khăn

• Trường hợp 1: Công ty A không muốn đầu tư vào phòng kỹ thuật vận hành tổng đài vì chi phí này quá lớn và không cần thiết đối với một startup nhỏ.
• Trường hợp 2: Công ty B đã mua nhiều cục tổng đài cứng, nhưng chất lượng bảo hành kém. Mỗi lần có sự thay đổi về nhân sự lại phải mua mới thiết bị, gây lãng phí và không hiệu quả.

Giải pháp từ VoIP24H

Cả công ty A và công ty B đều biết đến giải pháp tổng đài nội bộ VoIP24H qua sự giới thiệu của bạn bè và đã quyết định hợp tác. VoIP24H đã cung cấp các giải pháp tổng đài ảo thông minh, giúp hai công ty vượt qua mọi khó khăn:

• Không cần đầu tư hạ tầng cồng kềnh: Với VoIP24H, công ty A và công ty B có thể triển khai hệ thống tổng đài mà không cần thêm phòng kỹ thuật hay thiết bị cồng kềnh.
• Lắp đặt linh hoạt, mở rộng dễ dàng: Các công ty có thể dễ dàng thêm máy nhánh, đổi đầu số, mà không phải thay mới toàn bộ hệ thống.
• Tính năng vượt trội: Các tính năng như định hướng cuộc gọi thông minh, phát nhạc chờ, quản lý cuộc gọi và hỗ trợ 24/7 đã giúp hai công ty nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.

Kết quả

Sau khi triển khai tổng đài nội bộ tại VoIP24H, cả công ty A và công ty B đều cảm thấy hài lòng với sự hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật của VoIP24H, đặc biệt là dịch vụ chăm sóc khách hàng và hỗ trợ kỹ thuật 24/7, kể cả ngày lễ. Các công ty đã tiết kiệm được chi phí, đồng thời hệ thống tổng đài hoạt động ổn định và hiệu quả, giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển mà không lo lắng về các vấn đề công nghệ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp có cần đầu tư hạ tầng phức tạp khi triển khai tổng đài ảo?

Không. Chỉ cần có kết nối internet ổn định và các thiết bị cơ bản như smartphone, máy tính, điện thoại IP là có thể sử dụng tổng đài ảo dễ dàng.

Tổng đài ảo có thể kết nối nhiều kênh như Zalo, Facebook, live chat không?
Hoàn toàn có thể. Với giải pháp tổng đài ảo đa kênh như BussCall, bạn dễ dàng tích hợp nhiều kênh như hotline, Zalo OA, Facebook, website chat vào cùng một giao diện quản lý tiện lợi.

Tổng đài ảo có gọi nội bộ miễn phí giữa các phòng ban khác địa điểm không?
Có. Các chi nhánh, văn phòng ở các tỉnh thành khác nhau vẫn có thể gọi nội bộ miễn phí thông qua số máy nhánh trên tổng đài ảo, không giới hạn vị trí địa lý.

Chi phí triển khai và duy trì tổng đài ảo là bao nhiêu?
Chi phí tổng đài ảo rất linh hoạt, tính theo thuê bao hàng tháng, không yêu cầu hợp đồng dài hạn. Không tốn thêm chi phí bảo trì hay sửa chữa thiết bị.

Doanh nghiệp có thể nâng cấp thêm máy nhánh, đầu số bất kỳ lúc nào không?

Có. Tổng đài ảo hỗ trợ nâng cấp, mở rộng số máy nhánh, đầu số không giới hạn và chỉ cần thao tác nhanh chóng qua hệ thống, không phát sinh chi phí hạ tầng.

Đọc đến cuối bài viết, chắc hẳn bạn đang có nhu cầu lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ phải không?. Bạn còn thắc mắc nào, hãy để bộ phận CSKH của chúng tôi giải đáp ngay cho bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

Admin-voip24h