Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại Nội Bộ

Điện thoại nội bộ là thiết bị quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống điện thoại nội bộ chuyên nghiệp sẽ tối ưu hóa bài toán vận hành. Bài viết dưới đây sẽ mang đến chi tiết cách triển khai và chi phí hoàn chỉnh khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ.

1. Nắm rõ thực trạng và nhu cầu của doanh nghiệp

Đầu tiên, các bạn cần xác định rõ những vấn đề của doanh nghiệp đang có. Nếu gặp phải 1 trong những ý sau, nghĩa là bạn cần đầu tư một tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp vừa thành lập, đang cần xây dựng kênh liên lạc
• Nhu cầu gọi điện trong giữa nhân viên, các phòng ban cao
• Tổng đài đang sử dụng thường xuyên gặp vấn đề, kết nối bị lỗi, quá ít tính năng,…
• Cần tìm các thiết bị đầu cuối chất lượng tốt để đảm bảo nghe – gọi hiệu quả

2. Các công nghệ tổng đài nội bộ dành cho doanh nghiệp

Hiện tại đang có song song 2 công nghệ tổng đài là công nghệ Analog và công nghệ Voip. Hãy cùng phân tích ưu và nhược điểm, từ đó chọn ra công nghệ phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

2.1 Lắp Đặt Tổng đài điện thoại Analog

Đây là công nghệ xuất hiện từ 20 năm trước. Vì xuất hiện đã lâu và không được cải tiến nên mang những hạn chế sau:

• Lắp đặt cồng kềnh: Bạn phải mua tổng đài cứng, sau đó từ tổng đài nối đường dây cáp đến các máy điện thoại con.
• Chỉ kết nối trong 1 phòng. Nếu công ty có nhiều phòng/ ban thì phải mua nhiều cục tổng đài.
• Tính năng đơn giản: gọi nội bộ, gọi ra, gọi vào.
• Mở rộng khó khăn. Mỗi loại tổng đài có một cấu hình sẵn khi vượt qua cấu hình này thì việc nâng cấp mở rộng rất khó khăn. Ví dụ ban đầu công ty có 10 người cần 10 cái điện thoại nội bộ sau này phát sinh thêm 2 nhân viên mới thì phải nối thêm đường dây, thậm chí là mua mới cục tổng đài. Gây lãng phí và tốn kém.

Ngày trước, chúng ta chỉ cần dùng điện thoại khi có nhu cầu gọi cho ai đó. Nhưng với sự phát triển của cuộc sống, nhu cầu liên lạc được mở rộng hơn như ghi âm cuộc gọi, nhạc chờ, gọi đàm thoại cùng lúc 3 máy nhánh,… Những điều này sẽ không thể giải quyết được nếu bạn dùng công nghệ Analog.

2.2 Lắp Đặt Tổng Đài Điện Thoại IP tại VOIP24H

Đây là công nghệ mới nhất, hiện đại nhất đang được triển khai rộng rãi trên toàn cầu. Tại Việt Nam, công nghệ IP đã triển khai từ năm 2010. Ngày nay càng nhiều đơn vị muốn sử dụng tổng đài nội bộ ứng dụng công nghê Voip thay thế cho Analog.

Tổng đài điện thoại IP hay còn gọi Voip là viết tắt của “Voice-over-internet-protocol”. Đây là giao thức điện thoại qua internet, chính nhờ đặc điểm này mà tổng đài IP có nhiều tính năng ưu việt hơn Analog rất nhiều.

2.3. Tính năng của tổng đài nội bộ theo công nghệ IP tại VOIP24H

• Không đòi hỏi hạ tầng phức tạp: chỉ cần có mạng internet, wifi là triển khai được.
• Không phụ giới hạn vùng địa lý: một tổng đài có thể được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng địa lý khác nhau.
• Gọi nội bộ miễn phí bằng các số máy nhánh 101, 102, 103,…
• Nghe – gọi nhiều cuộc đồng thời: Tăng tối đa không gian liên lạc của doanh nghiệp và khách hàng.
• Lời chào tự động IVR: Phân luồng nhu cầu khách hàng qua phím bấm chỉ với lời chào được cài tự động. Linh hoạt kịch bản phù hợp với doanh nghiệp.
• Phân phối cuộc gọi ACD: Cuộc gọi của khách sẽ được điều phối thông minh tới đúng phòng/ban. Có nhiều chế độ đổ chuông.
• Ghi âm: Toàn bộ cuộc gọi sẽ được ghi âm trong 12 tháng. Thao tác nghe File dễ như nghe nhạc.
• API tích hợp phần mềm: Giải quyết tất cả nhu cầu nghe – gọi qua CRM, ERP,… Tự động lưu thông tin khách hàng trên hệ thống và hiển thị cho lần gọi kế tiếp.
• Tích hợp nhiều đầu số: Doanh nghiệp sở hữu cùng lúc nhiều số hotline 1900, 1800, điện thoại cố định, điện thoại di động.
• Bên cạnh đó là nhiều tính năng khác như nhạc chờ, rước máy, chuyển máy,…

Tổng đài VOIP24H chuyên cung cấp và lắp đặt tổng đài nội bộ theo công nghệ Voip chất lượng cao, giá cả công khai và đảm bảo tốt nhất thị trường. Bộ phận chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng tiếp nhận mọi thắc mắc và yêu cầu của bạn 24/7 kể cả ngày Lễ.

3. Lợi ích khi lắp đặt điện thoại nội bộ tại VOIP24H

Những tính năng tiêu biểu trên mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trước hết là giải quyết nhu cầu kết nối của doanh nghiệp với khách hàng. Sau đó là thỏa mãn liên lạc của các phòng, nhân viên trong nội bộ. Sau đây là 6 lợi ích bạn nhận được khi thuê giải pháp tổng đài điện thoại nội bộ tại VOIP24H

• Thứ nhất, bạn như đang sở hữu phòng vận hành kỹ thuật tại doanh nghiệp. Vì chúng tôi sẽ hỗ trợ triển khai và xử lý sự cố (nếu có) 24/7, kể cả ngày lễ. Đội ngũ IT sau khi nhận ticket hỗ trợ sẽ có KPI về thời gian xử lý, bạn chắc chắn sẽ được giải quyết yêu cầu trong thời gian sớm nhất.
• Thứ 2, đường truyền ổn định. Hệ thống máy chủ đặt tai Data center của VNPT đảm bảo độ ổn định. Ngoài ra, chúng tôi có 2 hệ thống back up để dự phòng.
• Thứ 3, cung cấp đầy đủ các tính năng tổng đài nội bộ và nâng cấp phần mềm miễn phí (nếu có)
• Thứ 4, giá cước thấp và ưu tiên chọn số hotline đẹp. VOIP24H là đại lý chính thức của 8 nhà mạng trên toàn quốc.
• Cuối cùng, doanh nghiệp mở rộng máy nhánh dễ dàng, chỉ cần thông báo cho bộ phận kỹ thuật

4. Chi phí tổng đài nội bộ

5. Các bước triển khai tổng đài nội bộ

Bước 1: Chọn và mua đầu số với nhà mạng

(Các doanh nghiệp đã có số điện thoại thì sẽ bỏ qua bước này)

Đối với các doanh nghiệp chưa có số liên lạc hoặc số liên lạc chưa đẹp thì có thể chọn đầu số hotline như đầu số 1900, 1800, đầu số điện thoại bàn,… Để chọn và mua số, bạn cần cung cấp cho nhà mạng giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên nếu cơ sở chưa có giấy phép kinh doanh, VOIP24H sẽ có phương án hỗ trợ bạn.

Bước 2: Làm hợp đồng thuê tổng đài ảo VOIP24H

Tùy vào nhu cầu của các bạn, chúng tôi sẽ tư vấn gói dịch vụ phù hợp chỉ từ 300.000/tháng cho 10 máy nhánh. Bộ phận kỹ thuật của VOIP24H sẽ hỗ trợ đấu nối tổng đài ảo tại doanh nghiệp trên hạ tầng Internet có sẵn.

Bước 3: Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Sau khi số Hotline đã được kết nối với nhà mạng các bạn cần có thiết bị để gọi điện thoại. Doanh nghiệp hãy linh hoạt chọn thiết bị đầu cuối là phần cứng hoặc phần mềm.

Phần cứng: điện thoại bàn có kết nối Internet, tai nghe máy tính,…

Phần mềm: sử dụng App cài trên điện thoại hoặc máy tính.

6. Case study – Tình huống thực tế

6.1. Nhu cầu doanh nghiệp

Trường hợp 1: Công ty A mới thành lập và chưa có tổng đài điện thoại nội bộ, có 4 phòng mỗi phòng khoảng 15 nhân viên. Giám đốc yêu cầu phải bắt một đầu số 1900 và một đầu số điện thoại bàn để kinh doanh và liên lạc.

Trường hợp 2: Công ty B đã có tổng đài, nhưng chất lượng kém. Công ty vừa mở rộng quy mô nên cần bắt thêm 30 máy nhánh nhưng tổng đài hiện tại không đáp ứng được. Bên cạnh đó, giám đốc yêu cầu có thêm 2 đầu số điện thoại bàn và một đầu số 1800 để phát triển kinh doanh.

6.2. Khó khăn

Trường hợp 1: Công ty A không muốn đầu tư thêm một phòng kỹ thuật để vận hành tổng đài. Vì như thế sẽ tốn kém và cũng không cần thiết.

Trường hợp 2: Công ty B đã mua nhiều cục tổng đài cứng nhưng chất lượng bảo hành rất kém. Mỗi lần công ty có thêm nhân viên hoặc giảm bớt nhân viên lại phải mua mới tổng đài.

6.3. Giải pháp

Công ty A và công ty B đều biết đến giải pháp tổng đài nội bộ của Voip24H qua bạn bè giới thiệu. Họ hợp tác với Voip24H và giải quyết được tất cả các nhu cầu. Ngoài ra còn có thêm nhiều tính năng mà chỉ có Voip24h mới có như: Định hướng cuộc gọi thông minh, phát nhạc chờ, quản lý cuộc gọi,… Cả hai công ty đều rất hài lòng vì luôn được hỗ trợ 24/7 kể cả ngày Lễ.

Đọc đến cuối bài viết, chắc hẳn bạn đang có nhu cầu lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ phải không?. Bạn còn thắc mắc nào, hãy để bộ phận CSKH của chúng tôi giải đáp ngay cho bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: 1G Nguyễn Duy, Phường 3, Quận Bình Thạnh TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút ) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: 170 Trần Duy Hưng, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút ) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn