Giải Phóng Lãnh Đạo Khỏi Những Trách Nhiệm Vặt Vãnh – Series “Làm Lãnh Đạo Không Khó”

Công ty, doanh nghiệp càng vào giai đoạn khó khăn, thì những người lãnh đạo càng muốn theo dõi sát sao mọi thứ. Nhưng cần phải xem xét lại, một công ty có quy mô từ 3 người cho đến tận khi 30 người và hơn nữa. Tại sao lãnh đạo vẫn luôn quay cuồng trong công việc? Sự bận rộn chắc chắn không đồng nghĩa với sự hiệu quả. Lãnh đạo luôn nói về câu chuyện “tối ưu”. Vậy làm sao để thực sự “tối ưu” nguồn lực của mình? Bài viết hôm nay VOIP24H sẽ giới thiệu đến bạn một giải pháp công nghệ – phần mềm Auto Call giúp ích cho lãnh đạo rất nhiều trong việc vận hành doanh nghiệp

1. Giải phóng lãnh đạo bắt đầu như thế nào? 

1.1 Tại sao nên trao quyền

Vị CEO của đế chế Amazon – Jeffrey Preston Bezos đã từng nhấn mạnh: “CEO chỉ nên dành thời gian để ra những quyết định mang tính sống còn cho doanh nghiệp. Những vấn đề khác, hãy trao quyền”.

Còn trong 4 chữ D vai trò của lãnh đạo, nảy sinh vấn đề là nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đã nhầm lẫn giữa Deciding (Ra quyết định) và Delegating (Trao quyền). Nếu lãnh đạo giao việc cho một nhân viên nhưng phải cận kề sát người đó để hỗ trợ họ hoàn thành công việc. Điều này đang là không trao quyền, người lãnh đạo vẫn là người quyết định. 

Việc tự mình quyết định tất cả mọi công việc không chỉ cản trở cho sự trưởng thành của nhân viên. Mà còn làm giảm tốc độ vận hành của chính doanh nghiệp. Nếu sếp chưa đưa ra quyết định thì mọi công việc ở công ty đều bị hoãn lại và không giải quyết được. Việc phân quyền là để đảm bảo không có ai hay bộ phận nào là điểm gây tắc nghẽn trong bộ máy vận hành.

1.2 Dừng ra quyết định, hãy trao quyền 

Để bắt đầu việc trao quyền,lãnh đạo phải khích lệ, trao thưởng cho nhân viên vì tinh thần trách nhiệm, tự làm chủ công việc của họ – chứ không phải thưởng cho kết quả công việc. Bởi vì mục tiêu của việc này là chuyển vai trò “ đưa ra quyết định” cho cáp dưới và bạn muốn nhân viên chịu trách nhiệm với quyết định của họ. 

Việc trao quyền này có thể không áp dụng được ngay lập tức. Nhưng hãy bắt đầu bằng việc phân nhóm các quyết định trong doanh nghiệp và rút dần quyền kiểm soát ra khỏi những vấn đề không cấp thiết. Lãnh đạo có thể tham khảo phần mềm Auto Call được phát triển dựa trên tinh thần này. Lập trình các công cụ đề xuất và sắp xếp dữ liệu giúp nhân sự chủ động trong việc đưa ý kiến và giảm bớt gánh nặng trên vai cho lãnh đạo. 

2. Lãnh đạo được bớt việc nhờ vào giải pháp công nghệ Auto Call

2.1 Chức năng nhập thông tin, dữ liệu khách hàng

Một phần mềm Auto Call góp phần không nhỏ cho lãnh đạo trong việc nhập dữ liệu vào phần mềm từ tệp danh sách có sẵn. Với tính năng hiện đại này. Doanh nghiệp có thể cập nhật dữ liệu của khách hàng lên trên hệ thống bằng dữ liệu có sẵn mà không cần phải thực hiện từng bước thủ công.

Điều này không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được không ít thời gian cho các thao tác trên hệ thống và bị mắc phải các sơ suất nhỏ như khi tự nhập thủ công. Mà còn giúp cho lãnh đạo việc cập nhật thông tin của khách hàng trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn, không cần phải thông qua nhiều bộ phận.

2.2 Chức năng thống kê chi tiết toàn bộ lịch sử cuộc gọi

Phần mềm Auto Call có điểm độc đáo là chức năng thống kê chi tiết lịch sử của các cuộc gọi. Với tất cả cuộc gọi ra đã thực hiện với khách hàng. Lãnh đạo đều sẽ nhận được bản báo cáo chi tiết về thời lượng cuộc gọi, thời gian nhận máy, trạng thái cuộc gọi, từ chối cuộc gọi, tình trạng ngoài vùng phủ sóng…Điều này sẽ giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình để dễ dàng theo dõi chính xác tình trạng tương tác cuộc gọi của nhân viên hơn.

Bên cạnh đó, chức năng sáng tạo này vẫn được thực hiện cho dù là cuộc gọi nhỡ hoặc chưa thể trao đổi với khách hàng. Từ đó lãnh đạo có thể giao nhiệm vụ cho nhân viên tra cứu đối soát và thực hiện lại để không bỏ lỡ nhu cầu tư vấn từ khách hàng. Điều này nhằm mục đích nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng được hoàn thiện hơn.

2.3 Chức năng cho phép tạo nhiều đầu số để gọi ra

Một ứng dụng khác vô cùng là cần thiết của phần mềm Auto Call đối với các doanh nghiệp là chức năng lựa chọn đầu số để thực hiện gọi ra. Theo thông thường, với mỗi thiết bị điện thoại cố định chỉ có thể gắn với một số điện thoại nhất định. Tuy nhiên, với giải pháp công nghệ Auto Call, doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn nhiều đầu số gọi ra mà không giới hạn. Tùy thuộc vào số lượng tổng đài khách hàng mà doanh nghiệp đó đang đăng ký dùng.

Bên cạnh đó, khi sử dụng phần mềm Auto Call. Doanh nghiệp cũng có thể tạo cùng lúc nhiều chiến dịch gọi ra khác nhau dành cho cho những tệp khách hàng khác nhau. Ví dụ, chiến dịch A dùng để gọi nhắc gia hạn, chiến dịch B gọi để cảm ơn khách hàng đã gia hạn.

Tính năng ưu việt này không đơn giản là giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với các khách hàng hơn. Mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp, sự uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

3. VOIP24H cung cấp dịch vụ Auto Call tối ưu cho các nhà lãnh đạo

3.1 Giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng

Theo từng chiến dịch đã được vạch ra cụ thể. Phần mềm Auto call giúp doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi tự động đến từng phân khúc khách hàng khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Hơn thế nữa, tất cả các cuộc gọi ra đều được báo cáo đến nhà lãnh đạo và quản lý một cách khoa học giúp lãnh đạo có thể dễ dàng tổng hợp thông tin hoặc phản hồi từ khách hàng để điều chỉnh các chiến lược kinh doanh cho phù hợp.

3.2 Gia tăng tần số liên lạc

Phần mềm Auto Call có thể thực hiện gọi ra hàng trăm, hàng ngàn cuộc gọi cùng một lúc. Chính vì thế, việc gọi cho nhiều khách hàng cùng một lúc để thông báo về các chương trình khuyến mãi, ưu đãi…không còn là vấn đề đối với các doanh nghiệp nữa. So với phương pháp gọi thủ công thì gọi tự động sẽ tiết kiệm được chi phí nhiều hơn.

3.3 Tối ưu số lượng nhân sự tham gia

Sử dụng phần mềm Auto call thì doanh nghiệp cần lượng nhân sự tổng đài viên rất ít hoặc thậm chí là không cần nhân sự trực tiếp gọi điện đến khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí cho nhân sự nhưng vẫn truyền tải thông tin chính xác, đồng bộ và nhanh chóng.

3.4 Dễ dàng tích hợp phần mềm

Phần mềm Auto call có thể dễ dàng kết nối API với các phần mềm bên thứ 3 như Facebook, Zalo, CRM… Tính năng nổi trội này giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp để phát triển mạnh về bán hàng online.

Những ứng dụng của phần mềm Auto Call có thể mang lại lợi ích không nhỏ cho doanh nghiệp nói chung và lãnh đạo nói riêng. Theo số liệu thống kê. Với giải pháp gọi tự động hàng loạt, doanh nghiệp có thể giảm thiểu được khoảng 70% chi phí cho nhân viên thực hiện cuộc gọi và nâng cao năng suất cuộc gọi một cách đáng kể. Từ đó có thể cắt giảm rất nhiều thời gian trống và chi phí đầu tư, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Đặc biệt, giải pháp tuyệt vời này còn có khả năng chọn lọc được nguồn khách hàng tiềm năng. Giúp lãnh đạo đề ra những chiến dịch tốt nhất nhằm tiếp cận đến khách hàng mục tiêu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

4. Dịch vụ Voice brandname – Giải quyết vấn đề chặn hướng gọi ra của mobile sip

Trong thời gian vừa qua, một số đối tượng đã lợi dụng đặc điểm của dịch vụ viễn thông mà thực hiện các cuộc gọi rác như gọi điện thoại quảng cáo, bán hàng,.. mà không được sự đồng ý từ người nhận. Đây hiện đang là vấn nạn toàn cầu, không riêng gì Việt Nam. Cho nên Cục Viễn thông đã phối hợp với các nhà mạng thực hiện chặn hướng gọi ra của mobile sip và yêu cầu các doanh nghiệp chuyển hướng sang dùng dịch vụ Voice brandname. 

Vào ngày 29/8/2020, dưới sự chủ trì và chứng kiến của Cục Viễn thông. Buổi lễ có sự tham gia của đại diện các nhà mạng di động với Viettel, VNPT, MobiFone, Vietnamobile, Local, Gmobile và Itel đã cùng ký thỏa thuận cam kết để tiến hành kế hoạch ngăn chặn và xử lý cuộc gọi rác. Cũng như kế hoạch quản lý thông tin cho các thuê bao di động, ngăn chặn, kiểm soát các SIM kích hoạt sẵn có dấu hiệu tồn kênh.

Xem thêm: Dịch vụ Voice brandname – Giải quyết vấn đề chặn hướng gọi ra của mobile sip

VOIP24H là đơn vị dẫn đầu cung cấp dịch vụ Auto Call cho khách hàng với chất lượng tốt nhất, luôn đáp ứng và thực hiện được tất cả các cuộc gọi theo nhu cầu riêng của mỗi doanh nghiệp. Bộ phận nhân viên tư vấn và kỹ thuật và CSKH trực 24/7 kể cả ngày Lễ luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn tới quý khách hàng nhanh chóng và kịp thời nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay nhé!