TỔNG ĐÀI CLOUD VÀ VAI TRÒ KẾT NỐI DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI
Phần lớn các doanh nghiệp ngày nay có nhiều lựa chọn khi đầu tư hoặc nâng cấp hệ thống liên lạc và truyền thông. Nhiều đơn vị vẫn ưu tiên việc mua sắm thiết bị để sở hữu tài sản lâu dài. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có tư duy công nghệ hiện đại lại chuyển sang sử dụng giải pháp thoại đám mây (Cloud Communications) để xây dựng hệ thống tổng đài Cloud, tận dụng tối đa tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Hãy cùng VOIP24H khám phá chi tiết về giải pháp này.
Tổng đài Cloud và Cloud phone là gì? Hai khái niệm này có giống nhau không?
Tổng đài Cloud
Tìm hiểu thêm về Điện toán đám mây
Tổng đài Cloud là một dịch vụ tổng đài ảo được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây (cloud computing), hay nói cách khác là trên môi trường Internet. Hoạt động của tổng đài Cloud tương tự như tổng đài truyền thống, nhưng với một sự khác biệt lớn: thay vì phải xây dựng một hệ thống hạ tầng phức tạp, tất cả đều được triển khai và quản lý qua Internet.
Dịch vụ này dựa trên giao thức VoIP (Voice over Internet Protocol), cho phép bạn chỉ cần một kết nối Internet ổn định để thiết lập và sử dụng một số điện thoại tổng đài có thể truy cập từ bất kỳ đâu trên thế giới.
Để dễ hình dung, hãy nhìn lại lịch sử: nếu như trước đây, con người phải nhờ đến bồ câu đưa thư, người ngựa truyền tin, hoặc sử dụng bưu cục với các nhân viên thư tín để chuyển phát thông tin, thì ngày nay, Internet đã làm tất cả những điều đó trong nháy mắt.
Với sự phát triển của công nghệ, các ứng dụng như Zalo, Facebook, Snapchat, Line, hay Viber trên điện thoại thông minh đã thay thế hoàn toàn những phương thức truyền tin phức tạp trước đây, mang lại tốc độ nhanh chóng với chi phí tối ưu. Tổng đài Cloud chính là một minh chứng tiêu biểu cho sự tiến bộ này.
Tổng đài ảo, Tổng đài Cloud và Cloud phone phân biệt như thế nào?
Thực tế, cả ba khái niệm này đều có ý nghĩa tương đồng và thường được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, một số người có thể nhầm lẫn rằng Cloud Phone là một thiết bị điện thoại đặc biệt dùng trong hệ thống tổng đài ảo.
Trên thực tế, Cloud Phone trong lĩnh vực viễn thông là một nền tảng điện thoại dựa trên công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol), do các bên thứ ba cung cấp cho doanh nghiệp. Nền tảng này là một phần của tổng đài ảo, được thiết kế để hoạt động thông qua môi trường điện toán đám mây.
Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các thuật ngữ Tổng đài ảo, Tổng đài Cloud và Cloud Phone thay thế cho nhau mà không lo bị hiểu sai hoặc nhận nhầm dịch vụ.
Nguyên lý hoạt động của tổng đài cloud
Trong hệ thống tổng đài Cloud, doanh nghiệp sẽ tự trang bị các thiết bị điện thoại IP phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ chịu trách nhiệm cài đặt và cấu hình phần mềm, đảm bảo các thiết bị này kết nối được với hạ tầng công nghệ. Nhờ đó, doanh nghiệp không cần đầu tư một hệ thống tổng đài vật lý đắt đỏ mà vẫn có thể sử dụng tổng đài Cloud với đầy đủ chức năng, cách vận hành tương tự như một tổng đài truyền thống.
Điểm đặc biệt của tổng đài Cloud là được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây. Không giống như tổng đài truyền thống hoạt động dựa trên mạng lưới cáp vật lý phức tạp, tổng đài Cloud vận hành thông qua mạng LAN, WAN hoặc Internet, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả vượt trội.
Đối tượng khách hàng
Trong những năm gần đây, tổng đài ảo đã trở thành một dịch vụ phổ biến, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ tính linh hoạt và hiệu quả. Các đối tượng khách hàng chính của tổng đài ảo bao gồm:
- Tổ chức, công ty, doanh nghiệp cần tổng đài điện thoại riêng: Những đơn vị này thường không có đội ngũ kỹ thuật viên chuyên trách để triển khai hệ thống phức tạp. Tổng đài ảo giúp họ dễ dàng thiết lập một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, phục vụ cho các hoạt động tiếp nhận thông tin, tư vấn, bán hàng, chăm sóc khách hàng, và triển khai các chiến dịch marketing qua điện thoại.
- Các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp: Tổng đài ảo là công cụ đắc lực cho các bộ phận như chăm sóc khách hàng, kinh doanh, marketing, và bán hàng trực tuyến. Các doanh nghiệp, cửa hàng, siêu thị, và các tổ chức kinh doanh khác cũng tận dụng dịch vụ này để tối ưu hóa khả năng tương tác và hỗ trợ khách hàng.
Tổng đài ảo không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, từ đó gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Lợi ích của tổng đài cloud trong việc kết nối doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí
Doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào một hệ thống tổng đài vật lý phức tạp và tốn kém. Thay vào đó, tất cả các công việc quản trị và cấu hình hệ thống đều được thực hiện qua trình duyệt web, kết nối qua Internet, và tận dụng mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.
Điều đặc biệt là các cuộc gọi nội bộ giữa các phòng ban hay chi nhánh hoàn toàn miễn phí, giúp giảm thiểu chi phí liên lạc. Tổng đài Cloud có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm lên đến 50% chi phí cước gọi.
Không cần nhân viên kỹ thuật (IT)
Sử dụng tổng đài Cloud giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể chi phí quản lý nhân sự và chi phí bảo trì, bảo dưỡng hệ thống. Thay vì phải tuyển dụng và duy trì đội ngũ IT nội bộ, mọi công tác bảo trì, cập nhật và khắc phục sự cố sẽ do nhà cung cấp dịch vụ đảm nhận trực tiếp trên hạ tầng của họ. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và hiệu quả.
Ghi âm và thống kê cuộc gọi
Tất cả các cuộc gọi giữa nhân viên và khách hàng đều được ghi âm đầy đủ. Tính năng này không chỉ hỗ trợ nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng mà còn giúp giám sát và đánh giá quá trình tư vấn, cũng như phản hồi từ khách hàng một cách hiệu quả. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên thông qua các báo cáo thống kê chi tiết về số lượng cuộc gọi đến và đi từ hệ thống Cloud phone.
Dễ dàng nâng cấp mở rộng
Tổng đài ảo hoạt động đơn giản và linh hoạt hơn bạn tưởng. Khi doanh nghiệp cần mở rộng, chẳng hạn như bổ sung nhân sự mới hoặc thiết lập chi nhánh mới, quá trình nâng cấp hệ thống vô cùng dễ dàng và không đòi hỏi sự hỗ trợ từ đội ngũ IT. Việc mở rộng có thể thực hiện nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà vẫn duy trì hiệu quả hoạt động.
Kết nối phần mềm và hỗ trợ đa nền tảng
Hệ thống tổng đài Cloud cung cấp API tích hợp dễ dàng với các phần mềm quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng (CRM), hoặc hệ thống ERP của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý.
Ngoài ra, tổng đài Cloud hỗ trợ đa nền tảng, có thể sử dụng trên máy tính để bàn, laptop, hay điện thoại thông minh. Nhờ đó, nhân viên có thể hỗ trợ khách hàng mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần có kết nối Internet, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi tối đa.
An toàn ổn định
Hệ thống tổng đài ảo đảm bảo sự ổn định và an toàn tuyệt đối, với khả năng hoạt động liên tục 24/7, giúp doanh nghiệp duy trì kết nối và phục vụ khách hàng mà không gián đoạn. Mang lại sự tin cậy cao, đặc biệt đối với những doanh nghiệp yêu cầu hoạt động suốt ngày đêm.
Doanh nghiệp của bạn còn thắc mắc về Tổng đài ảo? Và muốn lựa chọn một đơn vị uy tín để tư vấn giải pháp? Nhanh chóng liên hệ với Voip24h theo thông tin bên dưới
