Tổng Đài IP Là Gì? Các Bước Chuẩn Bị Lắp Đặt Tổng Đài IP

Bạn đang chuẩn bị lắp đặt tổng đài IP (hay còn gọi là Tổng Đài VOIP) cho doanh nghiệp thì nên dành thời gian tham khảo hết bài viết này của chúng tôi. Trong bài viết này chúng tôi sẽ trình bày rất chi tiết các bước để xây dựng một hệ thống tổng đài IP.

1. Tổng Đài IP Là Gì?

Tổng đài IP là tổng đài điện thoại được triển khai trên nền tảng internet có sẵn tại doanh nghiệp, kết nối bằng cáp mạng Lan. So với tổng đài analog truyền thống (công nghệ cũ) thì tổng đài IP có nhiều ưu điểm và tính năng hiện đại hơn như:

2. Lắp đặt Tổng Đài IP gồm những gì?

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu mô hình tổng quan một hệ thống tổng đài IP gồm những thành phần nào nhé?

Lắp Đặt Tổng Đài IP Cho Doanh Nghiệp

Mô Hình tổng quan để lắp đặt  tổng đài IP được chia thành 3 phần (đánh số 1,2,3 tương ứng trên hình)

2.1. Đầu số Tổng Đài

Đầu số tổng đài: Là thành phần quan trọng của tổng đài giúp tổng đài có thể gọi ra và gọi vào. Có nhiều loại đầu số khác nhau như đầu số điện thoại bàn (theo mã vùng), 1900, 1800… Trong đó đầu số hotline chăm sóc khách hàng 1900 và 1800 là những sự lựa chọn phổ biến ở các doanh nghiệp hiện đại.​​

  • Đầu số công nghệ analog: Một số nhà mạng cung cấp như VNPT, Viettel …. Để đấu nối đầu số analog vào tổng đài IP cần có thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP.
  • Đầu số công nghệ VOIP (hay còn gọi là siptrunk xem thêm chi tiết dịch vụ siptrunking): Đầu số sử dụng công nghệ này có thể cấu hình trực tiếp trên tổng đài IP qua đường kết nối internet mà không cần thiết bị chuyển đổi. Một số nhà mạng cung cấp như FPT, CMC, Viettel…

2.2. Tổng Đài IP

Tổng đài IP là trung tâm của giải pháp, đóng vai trò kết nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối để làm nên hệ thống hoàn chỉnh hoàn chỉnh.

Khách hàng lựa chọn tổng đài IP theo nhu cầu về số lượng ext (máy nhánh) cần sử dụng. VOIP24H hiện tại đang cung cấp dòng tổng đài IP của Sangoma (Canada) đơn vị có uy tín về VOIP trên thế giới. Chúng tôi xin giới thiệu 1 số dòng tổng đài IP tiêu biểu của Sangoma.

Nếu bạn muốn lắp đặt tổng đài IP tại doanh nghiệp nhưng vẫn còn nhiều thắc mắc muốn hỗ trợ thì hãy liên hệ ngay với VOIP24H. Bộ phận chăm sóc khách hàng và kỹ thuật sẽ hỗ trợ bạn 24/7 kể cả ngày Lễ.

​2.3. Thiết Bị Đầu Cuối

Thiết bị đầu cuối là thiết bị để thực hiện cuộc gọi. Tùy theo nhu cầu người dùng chúng ta sẽ lựa chọn ra các thiết bị phù hợp.

A. Điện Thoại IP

Điện thoại Ip có dây mạng :

  • Phù hợp với các vị trí có dây mạng (điện thoại có chức năng share mạng nên chỉ cần ví trị đặt điện thoại có 1 đường dây mạng thì có thể share lại cho 1 máy tính sử dụng được)
  • Giá thành phù hợp
  • Chất lượng ổn định.
  • Có nhiều dòng có tính năng hỗ trợ PoE ( cấp mạng qua mạng Lan )
  • Các dòng điện thoại IP được sử dụng phổ biến hiện này như Grandstream GRP 2610, Yealink T30

Điện thoại IP wifi (không dây):

  • Phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng.
  • Phù hợp với những người muốn di chuyển trong văn phòng.
  • Các dòng điện thoại IP Wifi được sử dụng phổ biến hiện nay như Yealink W56P, W56H, Grandstream DP750, 720

Điện thoại IP cho tiếp tân:

  • Phù hợp cho bộ phận tiếp tân.
  • Có bàn phím mở động giúp cho việc tiếp tân có thể thao tác nhanh hơn.

B. Softphone (cài đặt miễn phí)

  • phần mềm gọi điện miễn phí, có chức năng tương tự như điện thoại IP và được cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại thông minh.
  • Cài đặt trên máy tính sử dụng kết hợp với tai nghe: Phù hợp với bộ phận telesales, chăm sóc khách hàng.
  • ​​Cài đặt trên Smartphone hệ điều hành IOS, Android: Phù hợp với những người thường xuyên di chuyển, tiết kiệm chi phí.​

BẢNG GIÁ TỔNG ĐÀI ẢO

Pro
Số user
200,000vnđ/tháng

Tính năng chung

Tính năng xử lý cuộc gọi

Tích hợp

Tính năng phân phối cuộc gọi

Quản lý máy nhánh

Quản lý thống kê

2 đầu số tích hợp

Dung lượng ghi âm 100M/ext

Phí triển khai 500.000VNĐ

Khuyên dùng
Business
Số user
300,000vnđ/tháng

Tính năng chung

Tính năng xử lý cuộc gọi

Tích hợp

Tính năng phân phối cuộc gọi

Quản lý máy nhánh

Quản lý thống kê

Tính năng giám sát

Quản lý danh bạ

Cài đặt cấu hình quản trị

Tính năng nâng cao

4 đầu số tích hợp

Dung lượng ghi âm 200M/ext

Phí triển khai 500.000VNĐ

On-Premise
Số user
liên hệ
Cài đặt trên server doanh nghiệp

Tính năng chung

Tính năng xử lý cuộc gọi

Tích hợp

Tính năng phân phối cuộc gọi

Quản lý máy nhánh

Quản lý thống kê

Tính năng giám sát

Quản lý danh bạ

Cài đặt cấu hình quản trị

Tính năng nâng cao

4 đầu số tích hợp

Dung lượng ghi âm 200M/ext

Phí triển khai 500.000VNĐ

*Thêm 1G ghi âm: 100.000VNĐ/tháng ; Thêm 1 đầu số tích hợp: 50.000VNĐ/tháng

So sánh

GÓI DỊCH VỤ
PRO
Dùng thử miễn phí
BUSINESS
Dùng thử miễn phí
ON-PREMISE
Dùng thử miễn phí
Tính năng chung
Gọi nội bộ miễn phí trên toàn quốc
Trang quản lý song ngữ Anh - Việt
Không giới hạn cuộc gọi đồng thời
Phần mềm gọi điện trên điện thoại/máy tính
Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 Hỗ trợ khách hàng đa kênh: hotline, trang quản lý
Tính năng xử lý cuộc gọi
Hiển thị số gọi đến
Rước máy Rước cuộc gọi của một máy khác đang đổ chuông
Chuyển máy Chuyển cuộc gọi cho một người khác khi đang nói chuyện
Giới hạn hướng gọi Cài đặt hướng gọi cho từng điện thoại viên (nội bộ, quốc tế, trong nước,…)
Giới hạn đầu số gọi Cài đặt hướng gọi theo từng nhà mạng (vina, mobi, viettel,…)
Đặt mật khẩu gọi ra Nhập mật khẩu khi muốn gọi ra
Chặn cuộc gọi Chặn hoặc mở các số gọi làm phiền
Tích hợp
Đầu số hotline Lựa chọn nhiều đầu số 1900, 1800, cố định, di động
Voice Brandname Hiển thị tên doanh nghiệp khi thực hiện cuộc gọi
Zalo Cloud Connect Gọi audio/video cho khách hàng từ Zalo Oa doanh nghiệp
API tích hợp phần mềm API tích hợp các phần mềm như ERP, CRM, phần mềm bán hàng, CSKH. Giúp cho phần mềm nhận diện được khách hàng khi gọi vào, Click To Call
Tính năng phân phối cuộc gọi
Lời chào trả lời tự động IVR Trả lời tự động, phân luồng cuộc gọi theo phím bấm
Định tuyến cuộc gọi theo thời gian Cấu hình hướng nhận cuộc gọi khách nhau theo thời gian (trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc, nghỉ Lễ,…)
Nhạc chờ Nhạc phát lên khi đang chờ kết nối
Chuyển tiếp cuộc gọi ra di động Tự động chuyển tiếp ra số di động (thường áp dụng khi điện thoại viên bận máy hoặc ngoài giờ làm việc)
Phân phối cuộc gọi theo nhóm Cấu hình nhiều nhóm nhận cuộc gọi khác nhau (khu vực, bộ phận sales, lễ tân,…)
Phân phối cuộc gọi theo hàng đợi Cấu hình thứ tự nhận cuộc gọi theo nhân viên
Định tuyến cuộc gọi thông minh Tự động điều phối cuộc gọi đến nhân viên đã gọi ra hoặc nhân viên đang phụ trách
Quản lý máy nhánh
Xem trạng thái máy nhánh Xem trạng thái hoạt động của từng máy nhánh
Đặt tên máy nhánh Hiển thị tên máy theo tên người dùng
Đổi mật khẩu
Phân loại nhóm Chia nhóm cho từng máy nhánh để dễ quản lý
Tạo máy nhánh Tạo thêm máy nhánh theo gói đã đăng ký
Tắt - mở máy nhánh
Xóa máy nhánh không sử dụng
Quản lý thống kê
Ghi âm cuộc gọi Ghi âm tất cả các cuộc gọi
Lịch sử cuộc gọi Các cuộc gọi đều được lưu lại
Báo cáo tổng quan cuộc gọi
Báo cáo chi tiết máy nhánh
Báo cáo theo từng đầu số
Tính năng giám sát
Giám sát Theo dõi trạng thái cuộc gọi của từng máy nhánh (nghe máy, bận máy,…)
Nghe lén Nghe lén cuộc gọi của nhân viên
Chuyển tiếp cuộc gọi cuộc gọi Chuyển cuộc gọi đang nghe cho một máy khác trên phần mềm quản lý
Rước cuộc gọi Rước cuộc gọi của một máy khác đang đổ chuông trên phần mềm quản lý
Ngắt cuộc gọi Ngắt cuộc gọi từng nhân viên trên phần mềm quản lý
Quản lý danh bạ
Thêm danh bạ mới
Xóa danh bạ
Tải danh bạ lên theo danh sách
Đồng bộ danh bạ xuống theo điện thoại IP Hiển thị danh bạ trên toàn bộ điện thoại IP trong doanh nghiệp
Pop-up thông tin khi có cuộc gọi Hiển thị thông tin khách hàng khi gọi đến
Click to Call Bấm để gọi
Cài đặt cấu hình quản trị
Cài đặt nhóm nhận cuộc gọi
Cài đặt lời chào
Cài đặt thời gian cuộc gọi
Cài đặt chuyển tiếp
Định tuyến đầu số
Tính năng nâng cao
Voice Mail Tin nhắn thoại của khách hàng sẽ chuyển về Mail của doanh nghiệp
Missed call to Email Tự động gửi thông tin cuộc gọi nhỡ qua Email doanh nghiệp
Report to Email Tự động gửi báo cáo theo tuần, tháng, quý qua Email doanh nghiệp
Cấu hình số điện thoại chuyển tiếp Lựa chọn chuyển tiếp cuộc gọi khi máy nhánh bận

Khuyến mãi khủng: 5 khách hàng đầu tiền trong tháng thuê tổng đài ảo sẽ được miễn phí thu âm lời chào tổng đài trị giá 500k.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: 1G Nguyễn Duy, Phường 3, Quận Bình Thạnh TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút ) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: 170 Trần Duy Hưng, P. Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút ) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

KHÁCH HÀNG ĐỐI TÁC

Call Now

ĐĂNG KÍ

GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ VOIP
HÀNG ĐẦU VIỆT NAM

30 NGÀY MIỄN PHÍ
CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG 24/7
HỦY BẤT KỲ LÚC NÀO
TRẢI NGHIỆM ĐA TÍNH NĂNG