6 BƯỚC THIẾT LẬP CUỘC HẸN THÀNH CÔNG VỚI KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG
Trong quy trình bán hàng B2B, việc thiết lập được một cuộc hẹn chất lượng với khách hàng tiềm năng chính là cánh cửa đầu tiên mở ra cơ hội chốt đơn. Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy không ít doanh nghiệp đang loay hoay với tỷ lệ cuộc gọi thành công quá thấp: gọi hàng chục lần nhưng chỉ vài khách phản hồi, chưa kể đến tình trạng khách quên lịch, không nghe máy hoặc hủy hẹn phút chót, khiến hiệu suất bán hàng giảm sút nghiêm trọng. Thay vì tiếp tục phụ thuộc vào những cuộc gọi thủ công, các doanh nghiệp hiện nay đang ứng dụng công nghệ tự động hóa để thiết lập cuộc hẹn một cách thông minh, cá nhân hóa và hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 6 bước thiết lập cuộc hẹn thành công với khách hàng tiềm năng, đồng thời tận dụng tối đa sức mạnh của công nghệ trong từng bước triển khai.
Tổng quan về Auto Call , Zalo ZNS, SMS Brandname
Auto Call
Auto Call là hình thức gọi điện thoại tự động theo kịch bản được thiết lập sẵn. Hệ thống sẽ thực hiện hàng loạt cuộc gọi đến danh sách số điện thoại được cài đặt, phát nội dung đã thu âm (hoặc chuyển văn bản thành giọng nói – Text to Speech), đồng thời có thể tích hợp phím bấm để người nghe phản hồi (VD: bấm 1 để xác nhận, bấm 2 để hủy).
Auto Call đặc biệt hiệu quả trong các hoạt động:
- Gọi nhắc lịch hẹn, lịch thanh toán, lịch học, lịch tái khám
- Gọi khảo sát nhanh ý kiến khách hàng
- Gọi xác nhận đơn hàng, giao hàng
- Gọi chăm sóc khách hàng định kỳ
- Telesales tự động (gọi giới thiệu sản phẩm/dịch vụ với quy mô lớn)
Zalo ZNS
Zalo ZNS (Zalo Notification Service) là dịch vụ gửi tin nhắn CSKH qua Zalo OA (Official Account), có dấu xác minh và không bị giới hạn ký tự như SMS. Tin nhắn chỉ được gửi khi có phát sinh giao dịch hoặc sự kiện có sự đồng ý từ khách hàng.
Zalo ZNS phù hợp với các tình huống:
- Gửi thông báo xác nhận đơn hàng, lịch hẹn, lịch thanh toán
- Gửi mã OTP, thông tin tài khoản, mã giảm giá cá nhân
- Gửi nhắc hẹn trước sự kiện (hội thảo, gặp mặt, giao hàng)
- Gửi tin chăm sóc sau bán: cảm ơn, khảo sát mức độ hài lòng, hỗ trợ sau dịch vụ
Lưu ý: Zalo ZNS không được phép gửi tin quảng cáo. Nếu muốn quảng bá sản phẩm/dịch vụ, cần dùng Zalo Broadcast (gửi đến follower OA).
SMS Brandname
SMS Brandname là hình thức gửi tin nhắn SMS hiển thị tên thương hiệu thay vì số điện thoại. Đây là kênh truyền thông quen thuộc với khách hàng, đặc biệt hiệu quả với các tin nhắn có tính khẩn cấp hoặc mang tính xác thực cao.
SMS Brandname phù hợp trong các hoạt động:
- Gửi thông báo khẩn, nhắc nợ, cảnh báo
- Gửi mã OTP xác minh giao dịch
- Chăm sóc khách hàng sau bán
- Gửi chương trình khuyến mãi (nếu đăng ký loại SMS quảng cáo)
- Truyền thông thương hiệu (hiển thị tên công ty rõ ràng, tạo uy tín)
6 bước thiết lập cuộc hẹn hiệu quả
Trong bán hàng B2B, mỗi cuộc hẹn với khách hàng tiềm năng là một “cơ hội vàng” để tiến gần hơn đến việc ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với bài toán: gọi hàng chục cuộc mới có vài khách phản hồi, chưa kể tình trạng khách quên lịch, từ chối hoặc không bắt máy vào phút chót. Vấn đề này không chỉ gây lãng phí thời gian, nhân lực mà còn khiến tỷ lệ chuyển đổi sụt giảm nghiêm trọng.
Dưới đây là 6 bước thiết lập cuộc hẹn giúp bạn nâng tỷ lệ xác nhận và tiết kiệm chi phí vận hành, với sự hỗ trợ từ các sản phẩm như Auto Call, Zalo ZNS và SMS Brandname.
Bước 1: Xác định đúng tệp khách hàng tiềm năng
Đừng “rải thảm” cuộc gọi một cách ngẫu nhiên. Hãy phân nhóm khách hàng dựa trên lịch sử tương tác, nhu cầu ngành nghề, hoặc dữ liệu CRM để tăng khả năng phản hồi và thiết lập cuộc hẹn thành công.
Bước 2: Thiết kế nội dung tiếp cận ngắn gọn, hấp dẫn
Dù là qua cuộc gọi hay tin nhắn, nội dung cần rõ ràng: ai đang gọi, mục đích gì, giá trị mang lại cho khách hàng là gì – và đặc biệt, đừng quên kêu gọi hành động (CTA): “Bấm 1 để xác nhận lịch hẹn”, “Phản hồi tin nhắn để chọn thời gian phù hợp”…
Bước 3: Tự động hóa cuộc gọi nhắc lịch với Auto Call
Auto Call giúp bạn triển khai hàng trăm cuộc gọi cùng lúc, phát nội dung đã ghi âm sẵn hoặc chuyển từ văn bản thành giọng nói.
Gợi ý: Dùng Auto Call để gọi xác nhận lịch hẹn trước 1 ngày, tích hợp phím phản hồi (VD: bấm 1 để xác nhận, bấm 2 để đổi lịch), giúp giảm hủy hẹn và chủ động xử lý tình huống sớm.
Bước 4: Kết hợp Zalo ZNS gửi tin xác nhận, nhắc hẹn
Zalo ZNS cho phép gửi tin nhắn chăm sóc có xác minh mà không giới hạn ký tự, thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp. Dùng ZNS để gửi thông tin lịch hẹn kèm link bản đồ, mã QR check-in hoặc tên người phụ trách tiếp đón, nâng trải nghiệm khách hàng lên một tầm cao mới.
Bước 5: Dùng SMS Brandname cho các trường hợp khẩn hoặc khách chưa dùng Zalo
Một số khách hàng không online Zalo thường xuyên? Đừng lo, SMS Brandname giúp bạn gửi nhắc hẹn khẩn, mã xác thực hoặc thông báo thời gian thay đổi cuộc hẹn. Tên thương hiệu hiển thị rõ ràng, tăng độ tin cậy và tỷ lệ mở đọc tin.
Bước 6: Theo dõi, đánh giá & tối ưu
Công nghệ giúp bạn đo lường hiệu quả từng cuộc gọi/tin nhắn, biết được tỷ lệ phản hồi, lý do từ chối, khung giờ khách thường phản hồi… Từ đó liên tục điều chỉnh nội dung, thời điểm gửi, cách tiếp cận phù hợp hơn cho các chiến dịch sau.
Xem thêm: Cách hiển thị tên công ty khi gọi điện
Lợi ích khi ứng dụng công nghệ trong quy trình đặt hẹn
Tăng 30-50% tỷ lệ xác nhận lịch hẹn
Thông qua các kênh Auto Call, Zalo ZNS và SMS Brandname, doanh nghiệp có thể tiếp cận khách hàng một cách rõ ràng, đồng bộ và đúng thời điểm. Từ đó nâng cao khả năng khách phản hồi và xác nhận cuộc hẹn. Đây cũng là kết quả trực tiếp khi áp dụng 6 bước đơn giản để thiết lập cuộc hẹn một cách khoa học và có hệ thống.
Tiết kiệm nhân lực và thời gian xử lý thủ công
Không cần tốn hàng giờ gọi từng khách lặp đi lặp lại, công nghệ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ gửi thông tin, nhắc lịch đến xác nhận, giải phóng nguồn lực để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn. Khi được triển khai theo 6 bước thiết lập cuộc hẹn đơn giản, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hơn gấp nhiều lần.
Cá nhân hóa giao tiếp, tạo trải nghiệm chuyên nghiệp
Thông điệp gửi đến từng khách hàng có thể được cá nhân hóa theo tên, nhu cầu, thời gian hẹn… giúp khách cảm nhận được sự chuyên nghiệp và quan tâm từ phía doanh nghiệp, thay vì những tin nhắn rập khuôn.
Chủ động nhắc lịch, giảm thiểu trễ hoặc hủy hẹn
Hệ thống sẽ tự động nhắc lịch trước sự kiện theo khung giờ cài sẵn, đồng thời cung cấp tùy chọn xác nhận hoặc thay đổi, giúp giảm tối đa tình trạng khách “quên lịch” hoặc hủy hẹn sát giờ. Đây là bước không thể thiếu trong 6 bước đơn giản để thiết lập cuộc hẹn thành công, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt lịch trình và tối ưu nguồn lực.
Tạm kết
Thiết lập cuộc hẹn không chỉ là một bước trong quy trình bán hàng, đó chính là điểm khởi đầu cho hành trình chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự. Bằng việc áp dụng 6 bước thiết lập cuộc hẹn đơn giản, kết hợp cùng các công cụ hỗ trợ như Auto Call, Zalo ZNS và SMS Brandname, doanh nghiệp có thể tăng đáng kể tỷ lệ xác nhận lịch hẹn, đồng thời tối ưu hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách chuyên nghiệp. Đừng để những cuộc gọi nhỡ hay lịch hẹn bị bỏ quên làm bạn đánh mất cơ hội kinh doanh quý giá.
Với kinh nghiệm triển khai thực tế cho hàng trăm doanh nghiệp B2B, Voip24h sẵn sàng đồng hành cùng bạn xây dựng quy trình đặt hẹn hiệu quả, từ tự động hóa đến cá nhân hóa, từ tốc độ đến độ tin cậy. Liên hệ ngay với Voip24h để bắt đầu chuyển đổi cách doanh nghiệp của bạn thiết lập cuộc hẹn thông minh hơn, hiệu quả hơn!
Thông tin liên hệ: CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H): VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn
Tôi tên Phương Thảo – BTV tại Voip24h, chuyên về chuyển đổi số, cung cấp giải pháp liên lạc tiên tiến trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và kết nối hiệu quả.
Liên hệ với tôi qua: thao.nguyen@voip24h.vn
