IVR Là Gì? Sử Dụng IVR Làm Tổng Đài Trả Lời Tự Động

IVR là viết tắt của chữ Interactive Voice Response có thể hiểu đơn giản là hệ thống tổng đài trả lời tự động. Đây là là tính năng cơ bản trên tổng đài giúp phân luồng khách hành qua phím bấm dựa trên nội dung lời chào cuộc gọi.

1. Ứng dụng IVR xây dựng giải pháp trả lời tự động

Thử hình dung xem nếu công ty bạn có khoảng 100 người và 6 phòng ban:

• Kinh Doanh
• Kỹ thuật
• Kế toán
• Marketing
• Mua hàng
• Kế hoạch đầu tư

Mỗi lần khách hàng gọi đến đều gặp tiếp tân và bạn này phải hỏi khách hàng cần gặp ai, bộ phận nào, sau đó chuyển máy lên. Làm như vậy vừa mất thời gian của khách và doanh nghiệp, mà hiệu quả công việc lại thấp, dễ xảy ra tình trạng máy bận. Các vấn đề ấy sẽ được giải quyết triệt để thông qua tính năng IVR trả lời tự động như sau:

Để áp dụng tính năng này trong hệ thống tổng đài, bạn chỉ cần soạn kịch bản lời chào tổng đài. Khách hàng khi gọi tới sẽ nghe theo sự hướng dẫn và thao tác theo.

Ví dụ:

“Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty ABC. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau.

• Phím 1 phòng kinh doanh.
• Phím 2 phòng kỹ thuật.
• Phím 3 phòng kế toán.
• Phím 4 phòng marketing.
• Phím 5 phòng mua hàng.
• phím 6 phòng kế hoạch đầu tư.
• Hoặc phím 0 để được hỗ trợ thêm, xin cảm ơn.”

Từ lời chào tự động IVR, khách hàng sẽ được kết nối thẳng với phòng/ban mong muốn, giúp đơn giản hóa quy trình. 

• Bấm số máy nội bộ cần gặp => nếu khách hàng biết số máy nhánh của 1 nhân viên thì họ sẽ bấm thẳng số nội bộ để gọi trực tiếp.
• Lựa chọn các phòng theo danh sách có sẵn trong kịch bản lời chào. Khi bấm phím tương ứng thì sẽ được chuyển lên các phòng ban tương ứng (không cần tiếp tân phải thao tác)
• Trường hợp khách gọi tới nhưng không biết làm theo các hướng dẫn trong cuộc gọi thì có thể bấm phím 0, lúc này cuộc gọi sẽ kết nối với lễ tân để hướng dẫn cụ thể.

Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về tính năng IVR, mời bạn gọi đến hotline 19002000 (đã cài đặt sẵn IVR) để trải nghiệm thử. Hoặc liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết hơn, bộ phận CSKH trực 24/7 đã sẵn sàng tiếp đón bạn.

2. Những lợi ích của IVR mang lại

Đây là mẫu ví dụ lời chào tổng đài, từ nội dung lời chào khách hàng sẽ thao tác theo. Từ đó, tính năng IVR sẽ chuyển cuộc gọi của khách hàng tới đúng nhân viên/phòng mà khách hàng mong muốn.

• Giảm tải công việc cho bộ phận tiếp tân.
• Khách hàng có thể kết nối với người hoặc bộ phận cần gặp nhanh hơn.
• Giúp doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn.
• Tiết kiệm chi phí vận hành (ít nhân viên trực lễ tân)

Đây là tính năng có sẵn trên giải pháp tổng đài ảo. Ngoài ra tổng đài ảo còn có nhiều tính năng thông minh khác như ghi âm cuộc gọi, định tuyến cuộc gọi thông minh, phân phối cuộc gọi,… để tìm hiểu và sử dụng giải pháp bạn hãy liên lạc với VOIP24H nhé.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn