IVR là gì ? Cấu hình IVR trên tổng đài

IVR là viết tắt của chữ Interactive Voice Response có thể hiểu đơn giản là hệ thống tổng đài trả lời tự động. Đây là là chức năng cơ bản trên tổng đài giúp cho việc hướng dẫn khách hàng gọi đến tự tao tác bấm phím để kết nối được với người hoặc bộ phận cần gặp.

IVR là chức năng trả lời tự động trên tổng đài
IVR là chức năng trả lời tự động trên tổng đài.

Ứng dụng IVR để xây dựng giải pháp trả lời tự động.

thử hình dung xem nếu công ty bạn có khoảng 100 người và 6 phòng ban,

  • Kinh Doanh
  • kỹ thuật
  • kế toán
  • marketing
  • mua hàng
  • kế hoạch đầu tư

mỗi lần khách hàng gọi đến đều gặp tiếp tân và bạn này phải hỏi lại khách hàng cần gặp ai, bộ phận nào sau đó chuyển máy lên. Trung bình mỗi ngày sẽ có cả trăm , ngàn cuộc điện thoại bạn sẽ cần 2 tiếp tân mới xử lý hết việc tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đấy. Hãy xem sơ đồ sau để thấy được chức năng IVR giải quyết vấn đề trên như thế nào ?

Giải pháp trả lời tự động IVR
Giải pháp trả lời tự động IVR

bạn cần lên một kịch bản cho tổng đài như sau.

 

“cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty ABC.

Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau.

  • phim 1 phòng kinh doanh.
  • Phím 2 phòng kỹ thuật.
  • Phím 3 phòng kế toán.
  • Phím 4 phòng marketing.
  • Phím 5 phòng mua hàng.
  • phím 6 phòng kế hoạch đầu tư.
  • hoặc phím 0 để được hỗ trợ thêm, xin cảm ơn.”

Trong lời chào trả lời tự động thì giải quyết được các vấn đề sau.

  • Bấm số máy nội bộ cần gặp => nếu khách hàng biết được số máy nội bộ của 1 nhân viên thì họ sẽ bấm thẳng số nội bộ sẽ kết nối trực tiếp mà không cần tiếp tân chuyển máy.
  • Lựa chọn các phòng theo danh sách có sẵn ( Menu Voice )  khi bấm phím này thì sẽ được chuyển lên các phòng ban tương ứng ( không cần tiếp tân phải thao tác )
  • Những người không biết để làm theo các hướng dẫn trên thì có thể bấm phím 0 sẽ kết nối đến tiếp tân.

Bạn có thể gọi đến 19002000 ( đã cài đặt sẵn IVR ) để test thử

Những lợi ích của IVR mang lại.

  • Giảm tải công việc cho bộ phận tiếp tân.
  • Khách hàng có thể kết nối với người hoặc bộ phận cần gặp nhanh hơn.
  • Giúp doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn.
  • Tiết kiệm chi phí vận hành ( ít nhân viên trực lễ tân )

đây là tính năng sẵn có trên tổng đài ảo

Chát hoặc liên hệ với phòng kinh doanh Công ty TNHH Giải Pháp Kết Nối.

Add : 14 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Dakao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Hotline : 1900.2000 Phím 1 (1000đ /phút ) – 028.7303.6789

Email : sales@voip24h.vn

 

 

 

Call Now