VÌ SAO DOANH NGHIỆP CẦN LẮP ĐẶT TỔNG ĐÀI NỘI BỘ HỖ TRỢ CUỘC GỌI TỪ XA?

Trong kỷ nguyên làm việc linh hoạt và số hóa vận hành, khả năng duy trì kết nối thông suốt giữa nhân viên và khách hàng dù ở bất cứ đâu đang trở thành yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp. Việc lắp đặt tổng đài nội bộ hỗ trợ cuộc gọi từ xa đang dần trở thành tiêu chuẩn mới trong tổ chức hiện đại. Vậy điều gì khiến giải pháp này được các doanh nghiệp B2B ưu tiên triển khai? Nó mang lại lợi ích gì trong vận hành và chăm sóc khách hàng từ xa? Hãy cùng khám phá câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Tổng đài nội bộ hỗ trợ gọi từ xa là gì?

Tổng đài nội bộ hỗ trợ gọi từ xa là một hệ thống liên lạc nội bộ giúp doanh nghiệp thực hiện, chuyển tiếp và quản lý cuộc gọi giữa các nhân viên, dù họ đang làm việc tại văn phòng hay từ xa.

Khác với các hệ thống tổng đài truyền thống vốn phụ thuộc vào hạ tầng vật lý như dây cáp điện thoại, thiết bị phần cứng (PBX vật lý), tổng đài hiện đại hỗ trợ từ xa được xây dựng dựa trên công nghệ điện toán đám mây (cloud-based). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể linh hoạt kết nối mọi lúc, mọi nơi chỉ với thiết bị có kết nối internet.

Hoạt động qua internet, cloud-based – không cần hạ tầng vật lý

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ hỗ trợ từ xa được triển khai hoàn toàn trên nền tảng cloud (điện toán đám mây). Điều này mang lại nhiều lợi thế:

• Không cần lắp đặt thiết bị phần cứng cồng kềnh: Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu, không phụ thuộc vào văn phòng cố định.
• Quản lý và vận hành từ xa: Doanh nghiệp có thể thêm – bớt người dùng, giám sát cuộc gọi hay xem báo cáo chỉ với vài thao tác trên giao diện web.
• Tự động cập nhật và bảo trì hệ thống: Đơn vị cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cập nhật phần mềm, giúp doanh nghiệp luôn sử dụng phiên bản mới nhất, bảo mật cao nhất.

Khả năng hoạt động từ xa linh hoạt

Tổng đài nội bộ hỗ trợ gọi từ xa cho phép nhân viên sử dụng nhiều thiết bị để thực hiện và nhận cuộc gọi:

• Softphone (ứng dụng gọi điện thoại trên máy tính): Gọi điện, chuyển máy, ghi âm… như đang ngồi tại văn phòng.
• Điện thoại di động (smartphone): Cài app tổng đài hoặc nhận cuộc gọi trực tiếp qua số máy nhánh.
• Trình duyệt web (webphone): Truy cập giao diện tổng đài ngay trên Chrome, Firefox,… để thực hiện cuộc gọi hoặc quản lý thông tin.

Nhờ đó, dù đang làm việc tại nhà, đi công tác hay chia ca luân phiên, nhân viên vẫn duy trì được kết nối nội bộ và phục vụ khách hàng liên tục – không gián đoạn.

Vì sao doanh nghiệp cần lắp đặt tổng đài nội bộ hỗ trợ cuộc gọi từ xa?

Duy trì kết nối và chăm sóc khách hàng 24/7

• Tiếp nhận cuộc gọi từ bất cứ đâu: Dù nhân viên đang làm việc tại nhà, đi công tác hay ở chi nhánh khác, họ vẫn có thể nhận và xử lý cuộc gọi của khách hàng như đang ngồi tại văn phòng.
• Không bỏ lỡ cơ hội bán hàng hay phản hồi khách hàng: Tổng đài hoạt động linh hoạt giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh trong mọi tình huống, đặc biệt là với các ngành có nhu cầu hỗ trợ liên tục như bất động sản, logistics, tài chính, tư vấn sản phẩm.

Tối ưu hiệu suất làm việc từ xa

• Gọi nội bộ miễn phí, chuyển máy linh hoạt: Nhân viên có thể liên lạc với đồng nghiệp chỉ với một cú nhấp chuột, không cần dùng đến điện thoại bàn hay thiết bị chuyên dụng.
• Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả: Các tính năng như hội nghị cuộc gọi, ghi chú, chuyển tiếp máy… giúp đội nhóm cộng tác hiệu quả dù không làm việc chung một địa điểm.

Tiết kiệm chi phí đầu tư và vận hành

• Không cần tổng đài vật lý, dây kéo phức tạp: Mô hình cloud giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn chi phí lắp đặt phần cứng và hạ tầng cố định.
• Bảo trì nhanh chóng, hỗ trợ kỹ thuật từ xa: Hệ thống được cập nhật tự động và xử lý sự cố từ phía nhà cung cấp, giảm thiểu gánh nặng kỹ thuật nội bộ.

Nâng cao năng lực quản lý và giám sát

• Ghi âm, phân tích cuộc gọi, báo cáo thống kê: Tất cả dữ liệu đều được số hóa, lưu trữ và hiển thị trực quan trên hệ thống. Quản lý có thể theo dõi hiệu suất nhân viên, chất lượng chăm sóc khách hàng mọi lúc.
• Đánh giá hiệu quả nhân viên từ xa: Dù không hiện diện trực tiếp, nhà quản lý vẫn kiểm soát được nội dung trao đổi, thời lượng và tần suất làm việc của đội ngũ telesales, CSKH, …

Tăng độ linh hoạt và khả năng mở rộng

• Dễ dàng thêm/bớt người dùng khi quy mô thay đổi: Mở rộng hay thu hẹp đội ngũ không cần tái đầu tư thiết bị, chỉ cần cấp thêm tài khoản trong vài phút.
• Phục vụ đa điểm – nhiều chi nhánh: Dù doanh nghiệp có nhân sự ở Hà Nội, TP.HCM hay làm việc xuyên biên giới, hệ thống tổng đài nội bộ vẫn đảm bảo kết nối thống nhất.

Xem thêm: Tối ưu hiệu suất bán hàng với phần mềm telesales tốt nhất 2025

Lắp đặt tổng đài nội bộ hỗ trợ gọi từ xa như thế nào?

Ưu điểm nổi bật của tổng đài nội bộ hỗ trợ từ xa là quy trình triển khai đơn giản, không tốn nhiều thời gian và chi phí hạ tầng. Dưới đây là 4 bước cơ bản để doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành:

Bước 1: Khảo sát nhu cầu và quy mô nhân sự

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Số lượng nhân sự sử dụng tổng đài (nhân viên văn phòng, telesales, CSKH, chi nhánh, v.v.)
• Mức độ cần thiết của các tính năng như: ghi âm, định tuyến cuộc gọi, phân phối theo kỹ năng, báo cáo thống kê…
• Kịch bản gọi nội bộ và gọi ra ngoài (khách hàng ở đâu, thời gian gọi cao điểm, v.v.)

Việc đánh giá đúng nhu cầu ngay từ đầu giúp chọn đúng gói dịch vụ, tránh lãng phí chi phí hoặc thiếu hụt tính năng.

Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp để nhận tư vấn hệ thống tổng đài

Doanh nghiệp nên lựa chọn các nhà cung cấp tổng đài ảo uy tín để được tư vấn về:

• Loại đầu số phù hợp: đầu số cố định 1800, 1900, 028, 024… tùy khu vực hoạt động và chiến lược thương hiệu.
• Giải pháp thiết bị đi kèm (nếu có): tai nghe, softphone, app di động hoặc IP phone – theo mô hình làm việc hiện tại.
• Chi phí dịch vụ: bao gồm phí khởi tạo, thuê bao hàng tháng, và các chi phí mở rộng (nếu có).

Tư vấn từ chuyên gia giúp doanh nghiệp tránh lựa chọn sai hệ thống, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng sau này.

Bước 3: Triển khai nhanh chóng, không cần hạ tầng vật lý phức tạp

Khác với tổng đài truyền thống cần kéo dây, lắp đặt phần cứng tại chỗ, tổng đài nội bộ hỗ trợ gọi từ xa hoạt động hoàn toàn trên nền tảng cloud. Nhờ đó:

• Không ảnh hưởng đến kết cấu văn phòng hiện tại
• Không cần đội ngũ kỹ thuật tại chỗ
• Có thể triển khai cho nhiều địa điểm/nhóm làm việc từ xa cùng lúc

Thời gian triển khai trung bình chỉ từ 24 – 48 giờ (tùy theo yêu cầu cấu hình).

Bước 4: Đào tạo sử dụng và bàn giao hệ thống trong 1 – 3 ngày

Sau khi hoàn tất cấu hình tổng đài, nhà cung cấp sẽ:

• Hướng dẫn sử dụng hệ thống qua online hoặc onsite
• Cung cấp tài liệu và video hướng dẫn sử dụng
• Bàn giao tài khoản, quyền quản trị, hướng dẫn cập nhật người dùng

Quá trình này thường diễn ra nhanh gọn trong 1 – 3 ngày làm việc, giúp đội ngũ nhanh chóng làm quen và đưa tổng đài vào vận hành thực tế. Ngoài ra, nhà cung cấp uy tín thường đi kèm gói hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì định kỳ, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định sau bàn giao.

Lắp đặt tổng đài nội bộ hỗ trợ gọi từ xa đơn giản, hiệu quả với Voip24h

Voip24h mang đến giải pháp tổng đài nội bộ hiện đại, giúp doanh nghiệp duy trì kết nối linh hoạt với khách hàng mọi lúc, mọi nơi thông qua nền tảng Internet. Hệ thống không chỉ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả mà còn giúp quản lý dữ liệu tập trung, đồng bộ tối ưu trải nghiệm khách hàng trên mọi kênh giao tiếp.

Giải pháp liên lạc đa năng, khẳng định vị thế thương hiệu

• Hệ thống tích hợp hàng trăm đầu số tổng đài 1900 & 1800 chất lượng cao, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và nâng tầm nhận diện thương hiệu trong mắt khách hàng.
• Giải pháp dựa trên nền tảng cloud-based, không cần hạ tầng vật lý phức tạp, giúp triển khai nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Trải nghiệm nhất quán trên mọi kênh liên lạc

• Voip24h hợp nhất các kênh như gọi thoại, chat, email, SMS, Facebook, Zalo trên một giao diện quản lý duy nhất.
• Nhân viên dễ dàng theo dõi và xử lý mọi tương tác với khách hàng từ nhiều kênh mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng – từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và chất lượng chăm sóc khách hàng.

Làm việc từ xa dễ dàng, hỗ trợ nhân viên kinh doanh

• Ứng dụng Voip24h có thể cài đặt trên PC và smartphone (iOS/Android), cho phép nhân viên thực hiện và nhận cuộc gọi mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet.
• Phù hợp cho đội ngũ kinh doanh, chăm sóc khách hàng làm việc linh hoạt, kể cả ngoài văn phòng hay chia ca theo khung giờ.

Giám sát – đánh giá hiệu quả nhân sự minh bạch

• Quản lý có thể theo dõi số lượng cuộc gọi đến/đi, thời lượng liên lạc và nghe lại file ghi âm để đánh giá chất lượng tư vấn.
• Tính năng này giúp nâng cao năng lực nhân sự, phát hiện điểm chưa tối ưu, đồng thời cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn.

Tự động hóa Sale & Marketing, tăng tốc hiệu quả kinh doanh

Thiết lập và vận hành các chiến dịch như: 

• Auto Call – gọi tự động đến danh sách khách hàng 
• SMS Brandname & Voice Brandname – truyền tải thông điệp thương hiệu
• Zalo Notification Service (ZNS) – gửi thông báo cá nhân hóa.

Tất cả đều được triển khai trên nền tảng duy nhất, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận khách hàng đúng lúc – đúng cách – đúng người, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.

Tạm kết

Trong bối cảnh làm việc từ xa và chuyển đổi số ngày càng trở nên phổ biến, việc triển khai tổng đài nội bộ hỗ trợ gọi từ xa không chỉ là một bước tiến về mặt công nghệ, mà còn là chiến lược thiết yếu giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao hiệu quả tương tác khách hàng và duy trì năng suất linh hoạt. Đã đến lúc chuyển đổi từ mô hình tổng đài truyền thống sang giải pháp số hiệu quả hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một hệ thống tổng đài dễ triển khai, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ làm việc từ xa toàn diện.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

Nguyễn Lê Phương Thảo

Tôi tên Phương Thảo – BTV tại Voip24h, chuyên về chuyển đổi số, cung cấp giải pháp liên lạc tiên tiến trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và kết nối hiệu quả.
Liên hệ với tôi qua: thao.nguyen@voip24h.vn