ĐÃ ĐẾN LÚC NÂNG CẤP TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI NỘI BỘ CŨ LÊN CLOUD?

Trong bối cảnh chuyển đổi số bùng nổ, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang duy trì hệ thống tổng đài nội bộ cũ (PBX, analog, on-premise) đã lỗi thời. Việc này không những hạn chế hiệu suất làm việc, mà còn gây tăng chi phí và làm mất đi nhiều cơ hội tương tác với khách hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của việc nâng cấp tổng đài điện thoại nội bộ cũ lên tổng đài ảo hiện đại và những giá trị doanh nghiệp có thể nhận được.

Doanh nghiệp bạn đang dùng tổng đài cũ? Đây là lúc cần thay đổi!

Tổng đài nội bộ (on-premise PBX) từng là giải pháp phổ biến tại nhiều doanh nghiệp từ thập niên 2000. Tuy nhiên, sau hơn một thập kỷ vận hành, những hệ thống này dần bộc lộ nhiều điểm hạn chế:

• Chi phí bảo trì cao: Hệ thống phần cứng sản phẩm dễ lỗi thời, cần kỹ thuật viên chuyên môn để bảo dưỡng.
• Thiếu linh hoạt: Khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển thêm chi nhánh hoặc nhân sự.
• Giới hạn tính năng: Không tích hợp CRM, không hỗ trợ làm việc từ xa, không phân tích dữ liệu cuộc gọi.
• Nguy cơ gián đoạn liên lạc: Khi hệ thống hỏng hóc hoặc mất điện, toàn bộ liên lạc bị gián đoạn.

Trong bối cảnh thị trường thay đổi liên tục, tốc độ phản hồi và khả năng giao tiếp linh hoạt là yếu tố sống còn với doanh nghiệp. Vì thế, chuyển đổi sang tổng đài ảo (Cloud Contact Center) chính là bước tiến cần thiết.

Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp cần lắp đặt tổng đài nội bộ hỗ trợ cuộc gọi từ xa 

Tổng quan giải pháp nâng cấp tổng đài điện thoại nội bộ cũ

Thay vì sử dụng một hệ thống phần cứng cồng kềnh đặt tại văn phòng, tổng đài ảo hoạt động hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây (cloud), giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt mọi lúc mọi nơi.

Những điểm mạnh nổi bật:

• Không cần phần cứng phức tạp, chỉ cần đường internet và thiết bị đầu cuối (máy tính, điện thoại).
• Giữ nguyên số tổng đài cũ nếu doanh nghiệp đã có số hotline quen thuộc với khách hàng.
• Tích hợp dễ dàng với các phần mềm CRM, ERP, chatbot, mạng xã hội, email, SMS.
• Quản trị tập trung trên giao diện web: thêm/sửa nhân sự, quản lý lịch sử cuộc gọi, cấu hình kịch bản thoại…
• Bảo mật cao, sử dụng chuẩn mã hóa SSL, xác thực hai lớp, phân quyền truy cập theo vai trò.

5 lý do doanh nghiệp nên nâng cấp tổng đài điện thoại nội bộ cũ ngay hôm nay

Tiết kiệm chi phí dài hạn

Tổng đài ảo loại bỏ hoàn toàn chi phí đầu tư phần cứng ban đầu, không cần máy chủ, không cần bảo trì thiết bị. Doanh nghiệp chỉ chi trả theo mô hình thuê bao hàng tháng, linh hoạt theo số lượng người dùng thực tế.

Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Dù bạn mở thêm chi nhánh mới hay tăng số lượng nhân viên telesales, chỉ vài cú click là có thể thêm số nội bộ, gán quyền và kịch bản thoại. Không còn lo phải kéo dây, lắp thêm tổng đài vật lý.

Tích hợp đa kênh, quản lý trên một nền tảng

Tổng đài ảo có thể tích hợp Zalo OA, Facebook Messenger, Email, SMS… giúp nhân viên CSKH/telesales quản lý tập trung trên một giao diện duy nhất. Lịch sử trao đổi được lưu trữ đầy đủ, dễ tra cứu và chăm sóc khách hàng cá nhân hóa hơn.

Làm việc từ xa linh hoạt

Sau đại dịch, xu hướng làm việc hybrid và remote ngày càng phổ biến. Với tổng đài ảo, nhân viên có thể gọi điện, nhận cuộc gọi, nghe lại ghi âm, kiểm tra báo cáo… chỉ với máy tính hoặc điện thoại kết nối mạng, dù ở nhà, ở quán cà phê hay đi công tác.

Phân tích dữ liệu và tối ưu hiệu suất

Hệ thống tổng đài ảo cung cấp báo cáo chi tiết theo thời gian thực: tổng số cuộc gọi, thời lượng, tỉ lệ nhấc máy, thời gian trung bình xử lý cuộc gọi (AHT), hiệu suất theo agent,… giúp nhà quản lý dễ dàng ra quyết định cải tiến dịch vụ.

Quy trình nâng cấp tổng đài điện thoại nội bộ cũ tại Voip24h

Để đảm bảo quá trình nâng cấp diễn ra suôn sẻ, không gián đoạn hoạt động doanh nghiệp, Voip24h triển khai theo quy trình tổng đài nội bộ chuẩn hóa 6 bước dưới đây:

Bước 1: Khảo sát hiện trạng tổng đài cũ

Đội ngũ kỹ thuật của Voip24h sẽ phối hợp với bộ phận IT của doanh nghiệp để tiến hành khảo sát chi tiết:

• Số lượng đầu số đang sử dụng (bao gồm số tổng đài chính, số nội bộ, số di động gán vào hệ thống).
• Các chức năng hiện có: IVR (hướng dẫn thoại tự động), ghi âm, phân phối cuộc gọi, chuyển máy nội bộ, v.v.
• Hạ tầng mạng và thiết bị đầu cuối: đường truyền internet, điện thoại IP, softphone, tai nghe, hệ thống máy chủ (nếu có).
• Các yêu cầu đặc thù: giữ lại các tính năng nào, cần bổ sung tính năng nào mới, tích hợp với phần mềm gì (CRM, ERP, phần mềm quản lý đơn hàng, v.v.).

Bước 2: Tư vấn giải pháp tổng đài ảo phù hợp

Dựa trên kết quả khảo sát, Voip24h sẽ phân tích nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp (quy mô, ngành nghề, ngân sách, định hướng mở rộng trong tương lai) để đề xuất giải pháp tối ưu:

• Loại tổng đài ảo: Cloud PBX, Contact Center, hệ thống chuyên dụng cho telesales, CSKH, chăm sóc đa kênh.
• Số lượng tài khoản/thuê bao, dung lượng lưu trữ ghi âm, băng thông khuyến nghị.
• Tích hợp CRM, ERP, chatbot, tổng hợp báo cáo, phân quyền quản trị.
• Chi phí triển khai, chi phí vận hành hàng tháng và các phương án nâng cấp mở rộng sau này.

Bước 3: Chuyển đổi số hotline, giữ nguyên dữ liệu

Nỗi lo lớn nhất của nhiều doanh nghiệp khi nâng cấp tổng đài là sợ mất số hotline quen thuộc với khách hàng. Với Voip24h, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm vì:

• Hotline cũ sẽ được chuyển đổi sang tổng đài ảo mà không làm gián đoạn liên lạc.
• Toàn bộ danh bạ khách hàng, danh sách số nội bộ sẽ được sao lưu và chuyển đổi an toàn.
• Dữ liệu ghi âm, lịch sử cuộc gọi (nếu doanh nghiệp yêu cầu) cũng được xử lý để đảm bảo không mất mát.

Bước 4: Cấu hình hệ thống, kịch bản thoại, tích hợp phần mềm

Đây là bước “biến” hệ thống tổng đài ảo thành một cỗ máy tối ưu cho từng doanh nghiệp:

• Thiết lập kịch bản thoại tự động (IVR), phân nhánh cuộc gọi theo nhu cầu.
• Cài đặt chính sách phân phối cuộc gọi (theo nhóm, theo vòng xoay, theo kỹ năng agent, v.v.).
• Cấu hình ghi âm, lưu trữ, báo cáo, phân quyền người dùng.
• Tích hợp tổng đài với các phần mềm liên quan (CRM, ERP, phần mềm CSKH, phần mềm bán hàng).

Bước 5: Đào tạo nhân sự, vận hành thử nghiệm và bàn giao

Trước khi chính thức vận hành, Voip24h sẽ tổ chức:

• Đào tạo sử dụng phần mềm tổng đài ảo cho nhân viên, trưởng nhóm, quản lý (tùy từng vai trò, sẽ có tài liệu và buổi hướng dẫn riêng).
• Vận hành thử nghiệm trong một khoảng thời gian (1 – 2 ngày) để đảm bảo mọi tính năng chạy ổn định, không lỗi, không phát sinh vấn đề.
• Ghi nhận phản hồi, tinh chỉnh hệ thống trước khi bàn giao chính thức.

Bước 6: Triển khai chính thức và hỗ trợ 24/7

Sau khi hoàn tất các bước trên, Voip24h sẽ tiến hành bàn giao hệ thống kèm theo tài liệu hướng dẫn, tài khoản quản trị, tài khoản người dùng.

• Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ kỹ thuật 24/7 qua hotline, email, chat.
• Định kỳ, Voip24h sẽ cung cấp báo cáo vận hành và tư vấn các phương án nâng cấp, mở rộng nếu doanh nghiệp có nhu cầu.

Thời gian triển khai trung bình chỉ từ 2 – 7 ngày làm việc. Voip24h cam kết quá trình nâng cấp diễn ra nhanh chóng, không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp chuyển đổi tổng đài liền mạch.

Kết luận

Trong thời đại mà chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc, việc nâng cấp tổng đài điện thoại nội bộ cũ chính là một trong những bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu chi phí và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

Với kinh nghiệm nhiều năm triển khai cho hàng trăm doanh nghiệp thuộc đa dạng lĩnh vực, Voip24h cam kết mang đến quy trình nâng cấp tổng đài điện thoại nội bộ cũ nhanh chóng, không gián đoạn hoạt động, đồng thời đảm bảo hệ thống mới hoạt động ổn định, bảo mật và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng tổng đài on-premise (PBX) hoặc analog đã lỗi thời, đừng chần chừ nữa! Hãy liên hệ ngay với Voip24h để được tư vấn chi tiết về giải pháp nâng cấp tổng đài điện thoại nội bộ cũ phù hợp nhất, giúp bạn nắm bắt cơ hội chuyển đổi số và bứt phá trên thị trường.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

Nguyễn Lê Phương Thảo

Tôi tên Phương Thảo – BTV tại Voip24h, chuyên về chuyển đổi số, cung cấp giải pháp liên lạc tiên tiến trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và kết nối hiệu quả.
Liên hệ với tôi qua: thao.nguyen@voip24h.vn