Một Số Phần Mềm Quản Lý Mà Doanh Nghiệp Cần Có

Những ứng dụng hay phần mềm để quản lý là những công cụ giúp công ty để tăng doanh thu và góp phần đẩy nhanh quá trình phát triển doanh nghiệp. Cho nên việc tìm những phần mềm quản lý đang trở thành xu hướng quản trị doanh nghiệp trong những năm gần đây. Như vậy hãy cùng đọc bài viết dưới đây để tìm hiểu những phần mềm dùng để quản lý mà một công ty cần có.

1. Phần Mềm Quản Lý – Tổng đài IP kết hợp với CRM

1.1 IP là gì? 

Dịch vụ tổng đài ảo là dịch vụ đặc biệt hỗ trợ các công ty thiết lập hệ thống hộp thư thoại trên nền tảng IP (Internet Protocol). Hiểu đơn giản, tổng đài ảo là dịch vụ tổng đài điện thoại được cung cấp qua Internet thay vì phải kéo đường dây bưu điện như truyền thống.

1.2 CRM là gì?

CRM là viết tắt tiếng Anh của từ Customer Relationship Management. Tức là quản lý quan hệ khách hàng. Có thể hiểu một cách đơn giản là các doanh nghiệp quản lý tất cả hoạt động tương tác với khách hàng cho nên sẽ dẫn đến hình thành mối quan hệ này.

1.3 Lý do doanh nghiệp nên dùng tổng đài IP kết hợp với CRM

Gia tăng số lượng khách hàng và thu hút khách hàng thân thiết

Có thể thấy rõ lý do đầu tiên mà các doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý là tổng đài kết hợp CRM. Đó chính là bởi vì bởi vì hệ thống này cho phép quản lý thông tin khách hàng một cách khoa học và tập trung. 

Hơn thế nữa, ưu điểm của phần mềm quản lý này là sẽ giúp cho các nhân viên nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng. Và dĩ nhiên nếu có khách hàng đã hài lòng với chất lượng dịch vụ mà  tổng đài mang lại thì từ đó kéo theo số lượng khách hàng cũng tăng nhanh một cách đáng kể.

Tiệm chi phí và thời gian trong việc quản lý của doanh nghiệp

Vì hệ thống tổng đài IP đã kết hợp CRM nên nó tự động cập nhật tất cả những thông tin khách hàng cung cấp do đó các công ty không còn phải tốn thời gian cho việc quản lý thông tin bằng những biện pháp thông thường, thủ công. 

Bên cạnh đó, các nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi mọi hoạt động đồng thời tiện lợi hơn trong việc phân công nhân viên thực hiện nhiệm vụ và chức năng của mình. Hơn thế nữa các doanh nghiệp cũng thuận lợi hơn trong việc tiếp nhận. Và quản lý tất cả mọi hoạt động của các phòng ban doanh nghiệp.

Xem thêm: TỔNG ĐÀI ẢO TÍCH HỢP CRM – BIỆN PHÁP SALES HIỆU QUẢ

2. Phần Mềm Quản Lý Telesale 

2.1 Chức năng cơ bản của phần mềm telesales

• Phần mềm quản lý telesale có chức năng tự động thống kê số lượng cuộc gọi trong ngày / tuần / tháng / năm,…  
• Tự động thống kê số phút gọi. Bởi vì năng suất làm việc của một nhân viên không chỉ phụ thuộc vào số lượng cuộc gọi đã thực hiện mà còn dựa vào số phút của mỗi cuộc gọi. 
• Ghi âm và nghe lại đoạn ghi âm: mọi cuộc gọi sẽ được phần mềm hệ thống tự động ghi âm lại. Và từ đó người quản lý có thể nghe lại các file ghi âm này bất cứ lúc nào. 

2.2 Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý Telesale để hoạt động cho hiệu quả

Khi có khách hàng gọi đến thì phần mềm sẽ tự động đổ chuông thông báo. Lúc này toàn bộ thông tin chi tiết về họ sẽ được hiển thị trực tiếp trên màn hình (lịch sử mua hàng, sử dụng dịch vụ…). Nếu khách hàng này đã có dữ liệu và được lưu trữ trên hệ thống CRM. Từ đó giúp tư vấn viên chăm sóc chu đáo hơn.

Chức năng định tuyến là một cách gián tiếp giúp doanh nghiệp tăng doanh thu. Vì đã không bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng. Như vậy, căn cứ vào giờ làm việc của công ty. Phần mềm quản lý này sẽ tự động chuyển hướng cuộc gọi của khách hàng đến các nhánh thiết bị trong giờ hành chính. Phụ thuộc vào mức độ được ưu tiên.

Những thông tin của khách hàng và lịch sử giao dịch đều sẽ được cập nhật trực tiếp trên màn hình hiển thị của tư vấn viên. Nhờ đó, những thao tác tìm kiếm, bấm số, nhập liệu. Và sao lưu đều sẽ được phần mềm tối ưu một cách nhanh chóng.

Xem thêm: Phần Mềm Telesales Chuyên Nghiệp Của VOIP24H

3. Phần Mềm Quản Lý Chatbot

3.1 Chatbot bán hàng

Ưu điểm nổi bật nhất của loại chatbot bán hàng chính là đơn giản và dễ sử dụng. Loại chatbot này cần dùng các phần mềm xử lý ngôn ngữ tự nhiên mà không quá phức tạp chỉ bao gồm các khối tương tác đơn giản (text/image/gallery…). Điều này để tương tác một cách trực tiếp với khách hàng. 

3.2 Chatbot chăm sóc khách hàng

Chatbot này được xem là một trong phần mềm quản lý. Vì nó sẽ tự trả lời những câu hỏi đơn giản từ khách hàng. Đối với những câu hỏi phức tạp hơn thì chatbot sẽ chuyển đến tư vấn viên để xử lý. Trong quá trình hoạt động, chatbot chăm sóc khách hàng có thể tự lọc để trả lời những câu hỏi chính xác và phù hợp với thực tế hơn.

3.3 Chatbot trò chuyện theo kịch bản

Chatbot này sẽ hoạt động thông qua những dữ liệu đã được lập trình sẵn. Đây là loại chatbot đang phổ biến nhất hiện nay. Khi khách hàng truy cập và đặt câu hỏi. Phần mềm quản lý này sẽ đưa ra các tùy chọn liên quan. Sau đó, Robot sẽ trả lời những thông tin liên quan nhất với nhu cầu mà người dùng vừa chọn.

3.4 Chatbot trò chuyện theo ngữ cảnh

Chatbot loại này hoạt động nhờ sự kết hợp giữa Natural Language Processing(xử lý ngôn ngữ tự nhiên). AI – trí tuệ nhân tạo và Machine Learning (học máy). Nó ghi nhớ lại thông tin về sở thích Hay bối cảnh của khách hàng truy cập từ những cuộc trò chuyện trước đó. Và đưa ra phản hồi phù hợp nhất với những truy vấn của người dùng.

4. Phần Mềm Quản Lý Call Center 

4.1 Tổng Đài Call Center Là Gì?

Tổng đài call center là trung tâm quản lý cuộc gọi có khả năng xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời. Call center được sử dụng để chăm sóc khách hàng, bán hàng hoặc tiếp thị sản phẩm đến khách hàng thông qua điện thoại.

4.2 Dịch Vụ Call Center Mang Lợi Ích Gì?

• Xử lý nhiều cuộc gọi đồng thời một lúc.
• Bán hàng, tiếp thị sản phẩm.
• Popup (hiển thị) thông tin khách hàng khi thực hiện cuộc gọi.
• Tìm kiếm khách hàng bằng điện thoại.
• Tạo chiến dịch để quảng bá thương hiệu của công ty.
• Chăm sóc khách hàng qua một đầu số hotline duy nhất.
• Các cuộc gọi giữa nhân viên với khách hàng đều được ghi âm để quản lý.
• Thống kê đo đếm được hiệu quả làm việc của từng nhân viên.

5. Nơi Cung Cấp Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp các giải pháp, phần mềm quản lý doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản trị và điều hành công ty phù hợp với mọi lĩnh vực và quy mô thì VOIP24H đang là đơn vị được nhiều công ty ưu tiên lựa chọn.

VOIP24H luôn tự hào là một trong những đơn vị đầu tiên ứng dụng công nghệ VOIP để xây dựng các giải pháp về tổng đài cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây tại Việt Nam. Hãy liên lạc với chúng tôi để đạt được giải pháp phù hợp nhất.