HOTLINE LÀ GÌ? TẠI SAO DOANH NGHIỆP NÀO CŨNG CẦN CÓ HOTLINE?

Hotline là kênh liên lạc quan trọng giúp doanh nghiệp kết nối nhanh chóng với khách hàng. Không chỉ hỗ trợ tư vấn, giải quyết vấn đề, hotline còn góp phần nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ. Vậy hotline là gì? Và tại sao mọi doanh nghiệp đều cần?

Hotline là gì? 

Hotline là đường dây nóng giúp kết nối khách hàng với doanh nghiệp thông qua điện thoại, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là dịch vụ chăm sóc khách hàng. 

Tại sao doanh nghiệp nào cũng cần có số hotline?

Hotline không chỉ là một kênh liên lạc đơn thuần mà còn là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng. Sở hữu một số hotline chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, gia tăng uy tín thương hiệu và tối ưu hiệu suất kinh doanh. Dưới đây là những lý do bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có hotline:

Tăng cường khả năng kết nối với khách hàng

Hotline giúp khách hàng dễ dàng liên hệ với doanh nghiệp bất cứ khi nào họ cần, từ việc tư vấn sản phẩm, giải đáp thắc mắc đến hỗ trợ khẩn cấp, giúp xây dựng mối quan hệ tin cậy và duy trì sự gắn kết dài lâu.

Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Dịch vụ khách hàng tốt là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tạo dựng lợi thế cạnh tranh. Hotline hoạt động như một trung tâm hỗ trợ 24/7, giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các yêu cầu và phản hồi của khách hàng, từ đó nâng cao mức độ hài lòng.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp

Một số hotline riêng biệt giúp doanh nghiệp thể hiện tính chuyên nghiệp và sự cam kết trong việc chăm sóc khách hàng. Đặc biệt, sử dụng các đầu số 1800, 1900 hoặc số cố định thể hiện sự tin cậy, giúp khách hàng cảm thấy an tâm hơn khi liên hệ.

Hỗ trợ hoạt động bán hàng và marketing hiệu quả

Hotline không chỉ phục vụ chăm sóc khách hàng mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch telesales, telemarketing. Doanh nghiệp có thể tư vấn trực tiếp, chốt đơn hàng nhanh chóng và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi thông qua các cuộc gọi chất lượng.

Các loại đầu số tổng đài hotline phổ biến hiện nay

Đầu số hotline 1900 

Đầu số 1900 là một trong những loại hotline phổ biến, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để phục vụ các hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng, giao hàng nhanh, đặt vé, xác nhận đơn hàng và nhiều lĩnh vực khác.

Đặc điểm của đầu số 1900:

• Hotline 1900 chỉ có thể nhận cuộc gọi, không thể gọi ra.
• Khách hàng sẽ chịu cước phí khi gọi đến số 1900, với mức phí tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động và gói cước mà doanh nghiệp đăng ký.
• Doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo mức cước gọi trong phần lời chào tổng đài theo quy định của nhà mạng, đảm bảo minh bạch cho khách hàng.

Ưu điểm của đầu số 1900:

• Đầu số 1900 có định dạng ngắn gọn (8 – 10 số), giúp khách hàng dễ ghi nhớ.
• Được cấp phép bởi Bộ Thông tin & Truyền thông, đầu số 1900 thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của doanh nghiệp.
• Không phân biệt vùng miền, giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không bị giới hạn bởi mã vùng.
• Doanh nghiệp đăng ký đầu số 1900 có thể nhận chiết khấu từ 20 – 30% trên tổng doanh thu cước gọi vào.

Nhược điểm của đầu số 1900: 

• Chỉ nhận cuộc gọi, không gọi ra được, doanh nghiệp cần bổ sung số điện thoại khác nếu có nhu cầu gọi ra cho khách hàng.
• Giới hạn trong việc lựa chọn số đẹp do phần lớn số đã được quy định sẵn (1900 + mã cước + số doanh nghiệp).
• Khách hàng phải trả phí khi gọi đến, có thể gây tâm lý e ngại khi liên hệ với doanh nghiệp.

Xem thêm: List đầu số 1900 đẹp, dễ nhớ 

Đầu số hotline 1800 

Đầu số 1800 là một trong những tổng đài phổ biến, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng. Không giống như đầu số 1900, tổng đài 1800 hoàn toàn miễn phí cho người gọi, giúp khuyến khích khách hàng liên hệ với doanh nghiệp một cách dễ dàng.

Đặc điểm của đầu số 1800: 

• Miễn phí 100% cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ chịu toàn bộ cước phí cuộc gọi.
• Chỉ có thể nhận cuộc gọi, không thể gọi ra cho khách hàng.

Ưu điểm của đầu số 1800:

• Vì miễn phí hoàn toàn, khách hàng sẽ sẵn sàng liên hệ mà không e ngại về chi phí.
• Giống như đầu số 1900, tổng đài 1800 được cấp phép chính thức, giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
• Có thể sử dụng trên toàn quốc, không bị giới hạn bởi mã vùng.

Nhược điểm của đầu số 1800:

• Chi phí vận hành cao, khó kiểm soát chi phí, vì doanh nghiệp phải trả toàn bộ cước phí, nếu số lượng cuộc gọi lớn, chi phí có thể gia tăng đáng kể và khó dự trù chính xác.
• Do miễn phí, doanh nghiệp có thể nhận các cuộc gọi không liên quan hoặc từ những người không có nhu cầu thực sự. Tuy nhiên, nhược điểm này đã được khắc phục phần nào nhờ các công cụ chặn số quấy rối.
• Tương tự đầu số 1900, hotline 1800 chỉ nhận cuộc gọi, doanh nghiệp cần bổ sung số điện thoại khác nếu có nhu cầu liên hệ với khách hàng.

Xem thêm: List đầu số 1900 ngắn, chuyên nghiệp

Đầu số cố định

Đầu số cố định là loại số điện thoại ra đời sớm nhất và vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng cho đến nay. Đây là lựa chọn phổ biến trong các hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng và giao dịch thương mại.

Đặc điểm của đầu số cố định:

• Mỗi tỉnh, thành phố có mã vùng riêng, ví dụ: Hà Nội: 024, TP. Hồ Chí Minh: 028
• Doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng đầu số cố định đã đăng ký với nhà mạng.

Ưu điểm của đầu số cố định:

• Doanh nghiệp có thể gọi đi và nhận cuộc gọi, không bị giới hạn như đầu số 1800 hoặc 1900.
• Gọi nội hạt (trong cùng tỉnh/thành phố) có mức cước rẻ hơn so với các loại đầu số khác.
• Đầu số cố định giúp khách hàng dễ dàng nhận biết doanh nghiệp đang hoạt động tại khu vực nào.
• Vì đầu số cố định được đăng ký gắn liền với địa chỉ pháp lý của doanh nghiệp, nó giúp tăng mức độ tin cậy trong mắt khách hàng.

Nhược điểm của đầu số cố định: Chi phí cao khi gọi liên tỉnh, di động hoặc quốc tế: Các cuộc gọi liên tỉnh, ngoại mạng hoặc quốc tế từ số cố định có mức cước khá cao so với các phương thức liên lạc khác.

Đầu số di động 

Đầu số di động là loại hotline có thể nghe và gọi hai chiều, mang đến sự linh hoạt trong liên lạc. Trước đây, số di động chủ yếu được sử dụng cho mục đích cá nhân, nhưng với sự phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp hiện nay đã có thể tích hợp đầu số di động vào tổng đài để sử dụng như một số hotline chuyên nghiệp.

Đặc điểm của đầu số di động:

• Đầu số di động được chuyển đổi sang dạng SIP Trunking, giúp tổng đài có thể kết nối nhiều cuộc gọi đồng thời thay vì chỉ nhận/gọi từng cuộc một như SIM di động thông thường.
• Có thể sử dụng như một hotline doanh nghiệp để bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Ưu điểm của đầu số di động:

• Chi phí thiết lập thấp, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cước gọi nội mạng rẻ, giúp tối ưu chi phí liên lạc.
• Khác với đầu số cố định, đầu số di động có thể sử dụng trên toàn quốc, không bị ràng buộc bởi khu vực địa lý.

Nhược điểm của đầu số di động:

• Nhiều khách hàng vẫn có tâm lý cho rằng số di động là số cá nhân, khiến mức độ uy tín không cao bằng các đầu số chuyên dụng như 1900, 1800 hoặc số cố định.
• Nếu doanh nghiệp liên hệ với khách hàng ngoài mạng di động của mình, chi phí có thể tăng đáng kể.

Xem thêm: Tổng đài nội bộ không dây – Xu hướng công nghệ viễn thông mới nhất

Thông tin quan trọng về quy định mới

Từ ngày 1/10/2020, một quy định mới về hoạt động gọi điện quảng cáo chính thức có hiệu lực. Theo đó, các doanh nghiệp không được phép gửi tin nhắn hoặc thực hiện cuộc gọi quảng cáo khi chưa có sự đồng ý từ khách hàng.

Để tuân thủ quy định này và tiếp tục triển khai các chiến dịch telesales, cold call, telemarketing, doanh nghiệp cần sử dụng tên định danh (Voice Brandname) và thực hiện cuộc gọi từ tổng đài có gán số Mobile SIP của nhà mạng.

Kết hợp tổng đài Mobile SIP và Voice Brandname được đánh giá là giải pháp hiệu quả, đặc biệt với các lĩnh vực như bất động sản, bảo hiểm, viễn thông, giúp nâng cao uy tín và tối ưu hiệu suất liên lạc.

Nếu doanh nghiệp chưa có hệ thống tổng đài, Voip24h cung cấp phần mềm tổng đài giúp thiết lập trung tâm chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. Đồng thời, Voip24h hỗ trợ đăng ký Voice Brandname, SMS Brandname và triển khai các chiến dịch gửi tin nhắn hiệu quả đến khách hàng.

Hướng dẫn đăng ký số hotline cho doanh nghiệp

Để thiết lập số hotline chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chọn và đăng ký đầu số hotline

Trước tiên, doanh nghiệp cần lựa chọn loại đầu số phù hợp với nhu cầu: 1900, 1800, số cố định hoặc số di động. Sau đó, chuẩn bị hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh (GPKD) hoặc CMND/CCCD (đối với cá nhân).
• Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu (nếu có).
• Số tài khoản công ty (áp dụng khi đăng ký đầu số 1900).

Bước 2: Lựa chọn hệ thống tổng đài tối ưu

Để đảm bảo hotline hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần chọn giải pháp tổng đài phù hợp:

• Thuê tổng đài ảo IP hoặc Call Center để tối ưu chi phí và dễ dàng mở rộng.
• Cung cấp thông tin pháp nhân (GPKD) để hoàn tất thủ tục đăng ký.

Bước 3: Triển khai và kích hoạt hotline

Sau khi hoàn tất đăng ký, doanh nghiệp tiến hành thiết lập tổng đài và đưa hotline vào hoạt động:

• Cung cấp địa chỉ doanh nghiệp và tính năng cần sử dụng.
• Xác định số lượng nhân viên tham gia vào hệ thống tổng đài.
• Cài đặt lời chào tự động, hướng dẫn sử dụng tổng đài.

Tạm kết

Trên đây, VOIP24H đã tổng hợp chi tiết về các loại đầu số hotline phổ biến hiện nay. Rõ ràng, hotline không chỉ là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, mà còn là công cụ quan trọng giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, xây dựng uy tín thương hiệu và mở rộng tệp khách hàng tiềm năng.

Để tối ưu hiệu suất liên lạc và nâng cao trải nghiệm khách hàng, doanh nghiệp cần đầu tư vào một hệ thống tổng đài hotline chuyên nghiệp. Trong đó, tổng đài ảo đang trở thành giải pháp tối ưu nhờ vào sự linh hoạt, tiết kiệm chi phí và khả năng mở rộng dễ dàng.

Với VOIP24h, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập một hệ thống liên lạc thông minh, chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hiệu suất kinh doanh và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. 

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP KẾT NỐI (VOIP24H):

VĂN PHÒNG HỒ CHÍ MINH
Add: Tầng 7, Tòa nhà ST.MORITZ, 1014 Phạm Văn Đồng, P. Hiệp Bình Chánh, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – 028.7303.6789
Email: sales.hcm@voip24h.vn

VĂN PHÒNG HÀ NỘI
Add: Tầng 10 - Tháp Tây , Toà Hancorp Plaza, 72 Trần Đăng Ninh, Q. Cầu giấy, Hà Nội
Hotline: 1900.2002 (1000đ /phút) – (024).7105.8686
Email: sales.hn@voip24h.vn

Nguyễn Lê Phương Thảo

Tôi tên Phương Thảo – BTV tại Voip24h, chuyên về chuyển đổi số, cung cấp giải pháp liên lạc tiên tiến trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và kết nối hiệu quả.
Liên hệ với tôi qua: thao.nguyen@voip24h.vn