Các chức năng cơ bản của tổng đài Call transfer, Call Pickup, Call Forward

Các chức năng cơ bản của tổng đài bao gồm như call transfer, call Pickup, call forward, Music on Hold, Backlist, Pin Code

Call Transfer ( Chuyển cuộc gọi điện thoại nội bộ )

Call transfer là chuyển cuộc gọi nội bộ đến một máy nhánh khác. Ví dụ khi máy 101 đang nghe mà muốn chuyển sang cho 102 thì sử dụng chức năng này.

call transfer ( chuyển cuộc gọi điện thoại nội bộ )
call transfer ( chuyển cuộc gọi điện thoại nội bộ )

Có 2 loại chuyển cuộc gọi.

Blind Call transfer

  • Chuyển máy không cần quan tâm đến tình trạng của máy nhánh được chuyển, nên trong trường hợp máy được chuyển bị busy hoặc bị không có ai trả lời thì người chuyển cũng không biết => Cuộc gọi bị gián đoạn.

Cách thực hiện.

  • Cấu trúc : transfer + ext + transfer ( hoặc nút # )
  • Khi đang nghe máy bấm nút transfer trên màn hình hoặc trên bàn phím ( tùy thuộc vào dòng điện thoại ) rồi bấm tiếp số máy cần chuyển rồi bấm tiếp transfer 1 lần nữa.

Attended Call transfer.

  • Chuyển máy có kiểm tra tình trạng của máy được chuyển, hoặc trao đổi trước với người được chuyển, thường được sử dụng cho các máy của tiếp tân. Trong trường hợp máy người được chuyển bị busy hoặc không nghe máy thì sẽ trả cuộc gọi về cho người chuyển.

Cách thực hiện.

  • Thao tác : *2 + ext + #
  • khi 101 đang nghe cuộc gọi muốn chuyển cho 102 thì bấm phím *2 + 102 # trong trường hợp 102 đang busy, hoặc không nghe máy thì cuộc gọi trả về 101 ngoài ra 101 có thể trao đổi trước với 102 xem có muốn nhận cuộc gọi này không rồi mới thực hiện chuyển.

Call Pickup ( Rước cuộc gọi , cướp cuộc gọi )

  • Call Pickup là thao tác để rước cuộc gọi ( Cướp cuộc gọi ) đang đổ chuông ở một máy khác. ( Ví dụ line 102 đang reeng chuông, người ngồi line 101 có thể thực hiện rước cuộc gọi để nói chuyện với khách hàng ).
Call Pickup ( rước cuộc gọi )
Call Pickup ( rước cuộc gọi )

Có 2 loại rước cuộc gọi.

Call Pickup ( trực tiếp )

  • Rước cuộc gọi trực tiếp từ 1 line cụ thể ( Ví dụ 101 rước cuộc gọi từ 102 )
  • Thao Tác :  ##102#

Call Pickup group ( theo nhóm ).

Ví dụ bạn có phòng sales 10 người, sẽ có nhiều người ra ngoài gặp gỡ khách hàng, khi cuộc gọi reeng vào các máy đó mà không ai bắt máy, nếu để khách chờ quá lâu thì họ có thể tắt máy => Bạn cần phải rước máy ngay, nhưng bạn sẽ không nhớ rõ máy đang reeng là line số bao nhiêu => call pickup sẽ giải quyết bài toán rước cuộc gọi trong nhóm

  • Khai báo các line vào trong 1 nhóm ( 101 => 109 )
  • Thao tác : *8# ( để rước bất kỳ cuộc gọi nào đang reeng trong nhóm này )

Call Forward ( chuyển cuộc gọi ).

call forward là chức năng sử dụng để chuyển cuộc gọi thường sẽ được cài đặt sẵn khi có một điều kiện nào để sẽ được thực hiện.

Call forward chuyển tiếp cuộc gọi
Call forward chuyển tiếp cuộc gọi

Điều kiện chuyển cuộc gọi.

  • Luôn luôn chuyển
  • Máy bận.
  • Không trả lời
  • Đổ chuông bao nhiêu giây

Chuyển đi đâu

  • Chuyển ra số di động
  • chuyển đi line khác.

Cách chuyển :

  • Bấm vào nút call forward và làm theo hướng dẫn các tùy chọn.

Caller ID ( hiển thị số gọi đến )

  • chức năng này cho phép hiển thị số khách hàng gọi đến lên màn hình điện thoại , softphone, hoặc các phần mềm có popup thông tin.
  • Chức năng này đã mở sẵn trên tổng đài ( không cần phải thao tác )

Music On Hold ( nhạc chờ khi gọi đến )

khi khách hàng gọi đến phòng sales có nhiều nhân viên trực máy vì nhiều lý do khác nhau mà cuộc gọi chưa được kết nối như

  • Đang đổ chuông.
  • Bận máy.
  • Không ai trực.

=> thay vì bạn để khách hàng nghe tiếng đổ chuông buồn chán thì hay thay vào đó bằng nhạc chờ Music On Hold. Sử dụng nhạc chờ mặc định của tổng đài hoặc bạn có thể gửi cho chúng tôi bản nhạc chờ bạn yêu thích voip24h sẽ hỗ trợ bạn up lên tổng đài.

Call out Pin ( Đặt Pin cho các line gọi ra ngoài )

  • bạn muốn kiểm soát nhân viên một số người có mã pin mới được gọi ra ngoài. Bạn có thể tạo ra nhiều PIN cấp cho nhiều người khác nhau.

Call Blacklist ( chặn cuộc gọi vào )

vì sao bạn phải chặn cuộc gọi

  • Khách hàng gọi vào phá rối ( nhiều đầu số 1800 gọi vào miễn phí nên khách hàng gọi vào phá rối )
  • Đối thủ gọi vào phá rối.

=> bạn phải đưa những số điện thoại nào blacklist để lần sau họ gọi lên không còn được kết nối vào tổng đài nữa => hạn chế phiền hà

Chặn và mở số trên điện thoại IP.

  1. Chặn Số
  • Bước 1: Bấm mã *30 + nút gọi => truy cập đến chức năng chặn số
  • Bước 2: nghe thông báo và nhập số cần chặn kết thúc bằng phím #
  • Bước 3: Phát lại số vừa nhập nếu đúng thì xác nhận bằng cách bấm phím 1
  1. Xóa số khỏi danh sách chặn
  • Bước 1: Bấm mã *31 + nút gọi => truy cập đến chức năng mở chặn số
  • Bước 2: Nghe thông báo và nhập số cần mở kết thúc bằng phím #
  • Bước 3: Phát lại số vừa nhập nếu đúng thì xác nhận bằng cách bấm phím 1

Chặn và mở số trên từ tài khoản trên web.

Blacklist - chặn số gọi tới
Blacklist – chặn số gọi tới

chặn số

  • đăng nhập từ web chọn add blacklist number ( tương tự như hình )
mở số bị chặn
mở số bị chặn

chọn vào số đã bị chặn bấm vào biểu tượng delete đi là xong.

 

Xem thêm bảng giá và tính năng của tổng đài ảo

 

LIÊN HỆ PHÒNG KINH DOANH ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ TƯ VẤN.

Công ty TNHH Giải Pháp Kết Nối
Add : 14 Nguyễn Đình Chiểu, Phường ĐaKao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
Hotline : 1900.2000 – 028.7303.6789
Email : sales@voip24h.vn

 

 

Call Now